Qu'est-ce que le flex office ?

Publié le 23/11/2020
Qu'est-ce que le flex office ?

Si le terme de flex office ne vous est pas encore familier, vous comprendrez dans cet article le concept innovant qui se cache derrière ce terme, et qui peut révolutionner le monde de l’entreprise. Ce bureau flexible consiste justement en l’absence de bureau fixe, comme on pourrait en trouver dans les lieux de travail traditionnels. À l’inverse des codes contemporains du travail, le flex office permet à chaque employé de trouver sa place, en s’installant à l’endroit où il se sent le mieux pour travailler dans les meilleures conditions possibles.

Flex office définition : qu’est-ce que c’est ?

Le flex office, bouleversement de l’environnement de travail

Comme son nom l’indique, le flex office désigne simplement un « bureau flexible », autrement dit un espace de travail à géométrie variable, qui évolue au fil du temps et des besoins de l’entreprise, pour s’adapter sans cesse à son évolution. 

L’environnement de travail est alors toujours en parfaite adéquation avec les changements qui ont lieu dans l’entreprise. La flexibilité est au cœur de ce mode de travail. Le flex office permet donc de travailler dans un espace confortable, agréable et ergonomique, qui améliore la productivité des employés et leur bien-être, en correspondant parfaitement à leurs besoins.

Le flex office se dresse en opposition avec l’open space, qui sépare les employés et les enferme à une place fixe et définitive, les obligeant à travailler chaque jour sur le même bureau, au même endroit. 

Bien au contraire, le flex office modifie en profondeur l’organisation du travail telle qu’on la connait, en mettant en commun tous les biens, pour permettre à chaque employé de travailler à l’endroit où il se sent le mieux. 

Le flex office est très lié au concept de desk sharing, puisqu’un bureau n’appartient pas à un employé en particulier, mais est partagé entre tous les salariés de l’entreprise, pour créer un environnement de travail propice à la concentration et à l’innovation.

Créer différents espace de travail pour mettre en place le flex office

Dans un flex office, le bureau n’est plus un espace physique délimité, c’est une notion qui devient plus personnalisable et propre à chaque employé. L’organisation de l’espace de travail devient éphémère, tout change et évolue au fil du temps en fonction des besoins des employés, mais également en fonction de leur envie.

La mise en place du flex office dans une entreprise peut faire peur, face à l’ampleur de la tâche, puisqu’il rompt avec tout ce qu’on pouvait connaître et avoir expérimenté jusqu’à présent. Il s’oppose à la sédentarité et au fait que le bureau puisse être considéré comme un espace attitré et personnel. 

Le flex office bannit cette philosophie, et part du principe que n’importe quel employé peut décider de s’installer sur n’importe quel bureau, et n’en possède pas d’attitré personnellement. En effet, puisqu’aujourd’hui les employés travaillent de plus en plus sur des ordinateurs portables, rien ne les empêche de se déplacer au sein des locaux de l’entreprise.

Pour instaurer le flex office dans une entreprise, il s’agit également de créer différentes ambiances de travail au sein des locaux, pour correspondre aux besoins de chaque utilisateur et pour correspondre aux différentes tâches qu’on a à y effectuer. 

Ainsi, il est conseillé d’aménager un espace pour faire des réunions, différent de l’espace dans lequel on téléphone ou encore de celui dans lequel chaque employé travaille individuellement sur son ordinateur…

Quels sont les avantages et les inconvénients du flex office pour les freelances ?

Inconvénients du flex office

Le principal inconvénient du flex office est l’aspect matériel. En effet, changer profondément l’installation des locaux nécessite un certain investissement, pour que cette organisation puisse fonctionner de la meilleure manière qui soit. 

Matériellement, l’installation du flex office nécessite en effet que chaque salarié travaille sur son propre ordinateur portable, pour pouvoir se déplacer au sein de l’entreprise. Parallèlement, l’entreprise doit, quant à elle, être en mesure de fournir un réseau Wi-Fi de qualité, pour permettre à chaque employé de s’y connecter depuis leur propre périphérique (smartphone, tablette, ordinateur…). 

D’un point de vue informatique, l’entreprise doit également mettre en place un système de stockage des fichiers, ainsi qu’un système d’échange interne, pour permettre aux employés de communiquer et de stocker des dossiers de manière dématérialisée.

Avantages du flex office

Amélioration de la qualité de vie au travail

Le principal avantage du flex office semble être à première vue la qualité de vie au travail. On remarque en effet que lorsque la notion de bureau propre et fixe est abandonnée, les employés sont plus sereins, moins stressés, plus aptes à travailler dans la flexibilité et la spontanéité… 

Travailler chez soi, dans un café ou au bureau, le choix est le leur, et permet d’échapper à une certaine forme de pression qui peut aisément s’installer dans les formes traditionnelles de travail.

On peut également noter le fait que le flex office permette un sentiment d'appartenance à l’entreprise, et lie les employés entre eux, dans des relations moins conventionnelles, en dehors du cadre strict du travail et du bureau tel qu’il peut être envisagé a priori.

Renforcement de la cohésion d’équipe

Le flex office permet également de rapprocher les employés. En effet, plutôt que de rester assis derrière son propre bureau, et d’envoyer un mail à un collègue qui reste également à son bureau à l’étage au-dessus, pourquoi ne pas se déplacer directement avec son ordinateur pour régler la question de vive voix ? 

Les relations sont facilitées grâce au flex office, qui redonne à l’entreprise une part d’humanité. Il permet de rencontrer plus aisément ses collègues.

Amélioration de la flexibilité des employés

Un autre avantage non négligeable du flex office est qu’il s’adapte à la mobilité croissante que connaît le monde du travail. De plus en plus de salariés pratiquent le télétravail, ce qui constitue une perte d’argent pour l’entreprise, qui finance des postes de travail inutilisés. 

Le télétravail permet également d’augmenter la productivité des employés, qui travaillent dans de meilleures conditions et perdent moins de temps dans les transports.

Libération de la créativité des employés

Créer un espace convivial et attractif au sein de l’espace de travail permet également d’échapper à la routine, et de créer des concepts innovants, dans des locaux motivants et stimulants

En effet, le fait de travailler dans un environnement en perpétuel changement permet d’évoluer dans un cadre dynamique, propice à la collaboration et aux nouvelles idées. Le fait de créer des employés nomades leur permet d’être plus productifs, en échappant à la routine, mais également d’être plus créatif. 

Alterner entre différents espaces (un café, la maison, le bureau…) permet de stimuler la créativité des employés, en plus de réduire leur temps de transport et de casser la routine dans laquelle ils peuvent être pris dans un espace de travail traditionnel.

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