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Le métier de Pmo

Le PMO (Project Management Officer) fixe des normes de gestion de projets. Il élabore un ensemble de pratiques communes, de principes et de modèles dans la façon de gérer les projets, et veille au respect de ces normes. Le PMO rassemble des données sur les projets et fournit des informations permettant son évaluation. Il suit l'état d'avancement du projet en s'appuyant sur des tableaux de bord et des reportings réguliers. Le PMO peut également former les jeunes chefs de projet de l'entreprise.

Le PMO planifie et pilote le projet. Il anticipe, identifie les risques (financiers, humains, techniques) et met en oeuvre des actions correctrices. Le PMO conçoit et adapte des supports de communication et/ou de la documentation en fonction des messages et des cibles. Il définit et suit le budget destiné au projet. Le PMO met en oeuvre une démarche qualité, par la définition de référentiels de bonnes pratiques et l'implantation de démarches fondées sur l'amélioration continue.

Le métier de PMO représente l’un des piliers qui supportent le grand arbre qu’est l’entreprise. Le sigle PMO désigne à la fois un département : Project Management Office, ainsi que le personnel responsable de celui-ci : Project Management Officer. La mise place d’une cellule PMO est aujourd’hui une stratégie adoptée par de nombreuses sociétés pour le processus gestion projets.

Les rôles d’un PMO

La gestion de l’ensemble des projets d’une entreprise constitue le rôle principal d’un PMO. Dans cet ensemble, il sera chargé de : 

La planification stratégique et la coordination des projets au sein de la société. Le PMO sélectionne tous collaborateurs qui seront capables d’apporter plus de rentabilité à l’entreprise. Il décrit les politiques et les règlements qui régissent la fonctionnalité du projet lui-même. Avec le responsable du projet, il voit le contrôle de chaque programme.

  • Accompagner l’équipe des différents projets. Il met en relation le chef projet et la direction. Le PMO fournit l’aide nécessaire à tous les membres du projet pour sa réalisation.
  • Le suivi de la progression et la performance de chaque projet. Il est dans sa responsabilité de veiller à la bonne qualité du projet.
  • Apporter certaines priorités à des projets. Dans ce cas de figure, il incombe au PMO de favoriser certains projets qui sont plus importants que d’autres sur le plan financier, matériel, technique et personnel. Il est aussi le libre arbitre dans l’arrêt des projets qui ne fournissent pas les résultats attendus. Tel est le rôle du PMO.

La gestion du portefeuille projets représente le second point dont le PMO doit se charger. Il gère les ressources mises à sa disposition. C’est à lui de jauger quelle ressource doit aller à quel projet et à quel moment.

Les compétences requises pour être un bon PMO

Les missions d’un PMO sont nombreuses et variables. Un bon PMO doit alors avoir plus d’une corde à son arc. Au sein de l’entreprise, il pilotera la globalité des projets. Cette lourde responsabilité oblige le PMO à avoir certains critères.

  • Une capacité d’organisation et d’anticipation. En effet, tous les projets de la société sont sous la responsabilité du PMO. Il est donc très important d’éviter de se mêler les plumes. Devant chaque problème rencontré, un PMO devrait trouver la solution adéquate. Il doit être à même d’anticiper n’importe quel coup.
  • Aisance relationnelle et le sens de la communication. Un PMO est comme un marionnettiste. Il doit communiquer les directives de chaque projet au personnel. Il est donc primordial de développer le sens du relationnel et de la communication, car il sera amené à travailler en équipe.
  • La maîtrise des outils et des logiciels de gestion de projet tel que : le diagramme de Gantt, WBS, les logiciels PPM (logiciel de gestion de portefeuille de projets). Ces outils aideront le PMO dans la réalisation et la gestion des projets.
  • Une capacité d’adaptation aux imprévus et aux urgences.
  • Une maîtrise de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit.
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Exemple de missions de Jonathan,
Pmo habitant Paris (75)

  • Chef de Projet

    Acxiom, Londres, Royaume-Uni (Contrat)
    Jan 2012 - aujourd'hui

    Planifier et gérer les projets axés sur la fourniture d'une plate-forme intégrée unique «SPICE» pour planifier, exécuter et contrôler des exécutions de marketing de Philip Morris, Allemagne
    Préparer le mandat du projet, l'énoncé de projet et le PID pour présentation aux intervenants de haut niveau
    Assurer la réussite des projets de Philip Morris basé sur les principes et les thèmes de PRINCE2
    Responsable de la direction des équipes transversales : (Le démarrage du projet, Découverte et exigences opérationnelles, Conception, Test, Déploiement)
    S’assurer que les livrables indiqués sont remplies compte tenu des contraintes de temps, de qualité et de budget
    Inspecter et examiner l'avancement du projet pour garantir le respect des normes de projet; surveiller la conformité avec les codes et règlements
    Identifier et gérer les risques en anticipant les obstacles à la réussite du projet et la planification des activités d'atténuation
    Examen des demandes de modification et de la taille, de l'impact sur ​​l'analyse de calendrier, des ressources et des coûts
    Acquérir des ressources humaines et matérielles pour répondre aux exigences du projet et les devoirs des délégués pour projeter les membres de l'équipe
    Représenter l'équipe projet au cours de l'examen des projets par le leadership
    Diriger le « scrum » quotidien avec les équipes de développement pour discuter des progrès, la planification et les obstacles / écueils
    Participer à l'amélioration continue des normes de gestion de projet, pratiques et outils
    Communiquer avec le comité de projet et d'autres intervenants clés, le cas échéant

  • Chef de Projet / PMO

    Pro4Solutions (Infinity SDC), Londres, Royaume-Uni (Contrat)
    Jan 2012 - Jan 2012

    Diriger la mise en place d’un PMO et l'élaboration (en maximum 100 jours) de la définition des processus, spécifiés dans un manuel publié couvrant:
    Le cycle de vie d’un Projet (initiation, planification, exécution, l'acceptation, bascule et clôture)
    La gestion et le processus « Gating » et la prise de décision
    Rôles et responsabilités
    Les documents clés du projet (énoncé de projet, mandat du projet, PID)
    La gestion de la documentation du projet et le versioning dans Microsoft SharePoint 2010
    Les processus clés du projet
    Gestion des risques, des incidents et assomptions
    Planification du projet
    Contrôle des changements
    Reporting (rapport highlight, rapport d'exception, rapport pour le comité de pilotage du Projet)
    Gestion financière
    Assurance de la qualité
    Réalisation des bénéfices (ROI)
    Collaborer avec les intervenants internes pour définir le cycle de vie «du berceau à la tombe» pour la construction des centres de données d’Infinity SDC
    Obtention de l’acceptation du contenu du manuel par les intervenants d’Infinity SDC, y compris le chef de programme, le COO, et la communauté de gestion de projet interne
    Fournir l'assurance du projet pour les travaux pivots
    Veiller au respect de nouveaux processus de gestion de projet

  • Chef de Projet / PMO

    MasterCard, Londres, Royaume-Uni (Contrat)
    Jan 2011 - Jan 2012

    Mettre en place une Cellule « PMO" (Project Management Office) afin de structurer les activités de migration pour le groupe bancaire RBS (Royal Bank of Scotland)
    Rédaction d’une gouvernance commune en collaboration avec le client
    Assurer un "PMO" efficace afin d'épauler la Direction de RBS dans le pilotage d'un programme majeur – (migration vers un nouveau système MI impliquant 50,000 utilisateurs) afin d’améliorer l'organisation et de la communication entre les différents chantiers de Programme
    Apporter une méthodologie en termes de gestion de projets
    Rédaction de procédures
    La mise à disposition des méthodes et des outils adaptés
    Le suivi formalisé des plannings et des budgets
    La capitalisation des bonnes pratiques et le partage des savoir
    Les processus de management du portefeuille de projets, et leur suivi QCDR (Qualité, Coûts, Délais, Risques)
    Responsable de la mise en œuvre chez les clients de la solution SDG2 dans le respect du budget, du périmètre fonctionnel et technique, et des procédures de qualité définies dans les contrats
    Structurer le projet pour arriver à une date clé de façon à fédérer les équipes sur un objectif court terme
    Assurer la communication avec les dirigeants pour les maintenir dans la boucle et obtenir sur la longueur leur soutien,
    Travailler avec le sponsor pour faire clarifier et formaliser les objectifs
    Organiser des ateliers utilisateurs pour les impliquer dans le projet

  • Consultant PMO

    GlaxoSmithKline, Londres, Royaume-Uni (Contrat)
    Jan 2011 - Jan 2011

    Etude, choix et mise en place d’un outil de management de programme qui assiste la planification, le management et le contrôle de l’implémentation d’un projet SAP (ECCM) d’un montant de £800 millions (Primavera P6, Clarity PPM, MS Project Server 20...

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