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Les compétences indispensables pour une mission PMO

L'absence d'un project management office au sein d'une entreprise dynamique est un handicap. Entendez par cela : bureau de gestion projet. En effet, la réalisation d'un projet est une opération complexe dont la réussite passe par le project management officer. Mais, quelles compétences doit-il nécessairement posséder pour mener à bien sa mission ? Ci-dessous la réponse.

Quel est le rôle du PMO ?

Le project management officer, ou chef projet PMO en français, est aux commandes du bureau de gestion projet. Il est chargé d'administrer le triplet projets programmes portefeuilles. Il est aussi le cordon entre son département et la direction de l'entreprise. À propos de son département, le PMO peut être lié directement au personnel projet ou par le canal d'un chef projet, selon les cas.

La tâche du PMO est ardue. Sur son bureau, des dizaines de dossiers attendant patiemment leur tour, et même des centaines s'il s'agit d'une grosse entreprise. Il a l'obligation de respecter le délai imparti et assurer la faisabilité de l'étude. Le chef projet PMO est un maillon clé dans l'organigramme de la société. De lui dépend la bonne coordination entre l'ensemble projets programmes portefeuilles et les objectifs de l'organisation.

Le PMO coordonne toutes les cinq phases du cycle de vie du projet, de la planification à la clôture en passant par l'exécution, le contrôle et le suivi. On ne devient donc pas PMO d'un coup de baguette magique.

Les compétences indispensables pour une mission PMO

Voici les compétences qu'un chef de projet performant doit posséder:

  • Être capable de piloter un projet, quels qu'en soit le type et la nature. En clair, il doit pouvoir définir les priorités, établir un plan d'action, déterminer les moyens, etc.
  • Une bonne capacité d'adaptation : le PMO doit pouvoir intégrer aisément les changements endogènes et exogènes à son entreprise.
  • Avoir de bonnes aptitudes managériales : un bon PMO project management (gestion projet PMO) requiert la capacité de concilier fermeté et prise en compte des avis et suggestions.
  • Être un bon communicateur : cette compétence est indispensable en ce sens que le PMO est censé présenter de façon convaincante sa gestion.
  • Avoir une bonne aptitude pédagogique : il doit pouvoir enseigner et transmettre à l'équipe projet les méthodes et procédures qu'il a élaborées.
  • Le relationnel : le PMO doit pouvoir instaurer une bonne ambiance au sein de son département, et du reste de l'établissement. Il doit aussi avoir le contact facile.
  • Être capable de relever des défis d'ordre technique, financier, humain, matériel,... et de prévenir tous les risques.
  • Avoir une bonne maîtrise des nouvelles technologies : eh oui, la connaissance des outils et logiciels est nécessaire pour être un chef projet performant.
  • Pour finir, le PMO doit être constamment en quête de nouvelles connaissances. Les méthodes de travail évoluent, les outils également. Il doit donc montrer de la curiosité pour éviter d'être dépassé.
  • Comprendre plusieurs langues est aussi un atout indéniable pour exceller dans ce métier.

Exemple de missions de Patrick, pmo habitant les Hauts-de-Seine (92)

EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
Depuis avril 2017 LA BANQUE POSTALE
PMO – Programme Bellini
Dans du Programme Bellini, programme ayant pour objectif la transformation de la DOF (Direction des Opérations Financière, centrée sur la gestion des liquidités de LBP) en une BFI, répondant à des besoins d’une Banque d’Investissement et Financement à destination d’une clientèle d’entreprises
En collaboration avec le DP, rédaction d’un AO de cadrage du Programme, participation à la sélection du prestataire
Proposition des aspects de communication et de gouvernance du Programme
Coordination et suivi du programme, budget, planning, périmètre
Préparation et animation des instances de gouvernance (Comité de Pilotage, Cellule de Coordination Opérationnelle, comités de suivi chantier, Comités Opérationnels Chantiers)
Identification, suivi des risques et actions du programme.
PMO – Programme Ulysse Lot2
Dans le cadre du déploiement du Progiciel Calypso au Front Office de La Banque Postale, apporter un appui au pilotage à la direction de programme, 8500jh
Coordination et suivi du programme, budget, planning, périmètre
Préparation et animation des instances de gouvernance (Comité de Pilotage, Cellule de Coordination Opérationnelle, comités de suivi chantier, Comités Opérationnels Chantiers)
Identification, suivi des risques et actions du programme.

Juillet 2016 – Avril 2017 BNPARIBAS CIB
PMO – Projet Vendôme (Structured Financing)
Dans le cadre du déploiement de l’outil Vendôme sur les régions APAC et EMEA, accompagner le Chef de Projet dans les actions de suivi et de pilotage projet, 2 000jh.
Coordination et suivi du projet, budget, planning, périmètre
Préparation et animation de comités de suivi projet
Management animation de l’équipe projet
Rédaction du Plan Projet et document d’initialisation projet
Recette fonctionnelle

Novembre 2014 – Septembre 2016 AXA Technology Services
Direction de Programme Objectif Qualité
Appui au pilotage auprès de la direction de programme dans le cadre du programme Objectif Qualité, programme commun AXA Tech- AXA France Service d’amélioration de la qualité de service.
Participation au cadrage du périmètre du programme
Rédaction de la note de lancement du programme
Pilotage de la définition des périmètres et du budget des chantiers du programme
Réalisation et diffusion d’une communication hebdomadaire sur le programme
Coordination et suivi du programme, budget, planning
Préparation et animation de comités de suivi et pilotage du programme
Préparation et participation aux comités de stratégique

Janvier 2014 – Octobre 2014 Société Générale BDDF - Domaine Legacy (SIOP/IBP/PRJ)
Chef de projet MOA
Réglementaire : Projet EMIR (European Market Infrastructure Regulation)
Implémentation de la réglementation EMIR au sein de la Société Générale BDDF
Rédaction de la note de Cadrage sur la mise en place du projet
Conduite d’ateliers avec la DSI et le business (Workshops)
Modélisation de processus métier de délégation de clients personnes morales à la salle de marché
Rédaction des Expression de besoins
Définition de la stratégie de recette des reportings réglementaires
Définition du plan de test
Recette des reportings
Rédaction de mode opératoire d’upload de reporting Depository Trust & Clearing Corporation
Upload quotidien des reportings à la DTCC
Coordination et suivi de projet, budget, planning
Préparation et animation de comités de projets
Préparation et participation aux comités de pilotage

Novembre 2012 – Novembre 2013 MACIF – Pôle Santé Prévoyance
PMO – Portefeuille projet Pôle Santé Prévoyance
Dans le cadre de la relation client DIT, MACIF MUTUALITE accompagner le Responsable de Compte Client dans le suivi et le management du portefeuille projets de 12500jh.
Coordination des travaux de la cellule PMO
Définition du processus d’organisation et de structuration des comités opérationnel hebdomadaire
Préparation et co-animation des comités opérationnels hebdomadaires, rédaction des comptes-rendus et suivi des actions et risques
Réalisation et mis à jour du planning consolidé du portefeuille projets
Consolidation et suivi du plan budgétaire 2013
Conseiller et assister les CP dans l’application de la Démarche Projet
Conseiller et assister les CP dans la rédaction des Livrables Projet.

• Depuis Février 2011 : Groupe Euler Hermes – Direction de l’Organisation Groupe
Business Analyst
Projet PATH BT (Policy Administration Transformation Harmonization Business Transformation)
 Modélisation des processus de Policy Administration lors de workshops «As Is » France ; Allemagne ; Italie ; Belgique ; Pays-Bas ; Italie
 Participation à la définition du TOM (Targeting Operating Model)
 Modélisation des process As Is et TOM dans ARIS
 Benchmark des processus locaux As Is avec le TOM
 Support aux Bu’s lors de la phase de GAP Analysis,
 Support à la BU France lors de la phase de PDD (Project Definition Document)
 Animation d’atelier business
 Formalisation et rédaction d’expression de besoin client

• Janvier 2009 - Décembre 2010 : BNPPARIBAS PERSONAL FINANCE– Support Processus Logiciel
PMO /Assurance Qualité
Programme SerenIT (définition de référentiel méthodologique de gestion de projet, certification CMMI niveau 2)
 Coordination, suivi du planning et du budget du programme SerenIT
 Préparation, participation et animation des instances de gouvernance du programme
 Coordination et suivi des actions issues des instances de gouvernance du programme
 Coaching de directeurs de projet, sur la gestion des risques, suivi des actions, suivis des évènements sensibles et du processus d’escalade
 Co-Pilotage du chantier Process and Product Quality Assurance (PPQA), Définition et optimisation des check-lists.
 Réalisation de revues assurances qualités process et produits sur les projets.
 Définition d’indicateurs dans le cadre du chantier Measurement and Analysis (MA)
 Pilotage du chantier ITIL, priorisation des incidents systèmes centraux, systèmes ouverts et suivi de l’évolution de progiciel ARS

• Juillet 2008- Octobre 2008 : La Banque Postale – Direction de Plan et de l’Urbanisation
PMO
Assurer le pilotage et le suivi de l’exécution du Plan d’évolutions du Système Informatique
 Analyse mensuelle des faits marquants, des risques et des points de vigilances du portefeuille des projets stratégiques
 Assurer la cohérence de l’avancement des projets suivis avec tous les autres projets de la DSI pour lesquels des dépendances ont été identifiées
 Elaboration et suivi de macro planning projets, avec mise en évidence de points de contention
 Analyse et mise en lumière des écarts constatés dans le cadre de la gouvernance des projets
 Elaboration et diffusion auprès de la Direction du Plan de l’Urbanisation d’un reporting du portefeuille des projets stratégiques
 Rédaction pour les membres de la DSI et du COMEX d’une note de synthèse sur le portefeuille reprenant pour chaque thème une météo des risques, les faits marquants dont les démarrages des sites pilotes et le suivi des déploiements, les principaux risques selon les critères d’analyse (Délai, coût, qualité) et les actions correctrices préconisées

• Février 2007- Avril 2008 : Société Générale – BDDF-Tenue de Compte
PMO/AMOA
Coordination et participation à l’élaboration de l’étude de faisabilité du projet Fonctionnement du SI les jours Féries (FOSIFER), calcul de ROI
 Participation à l’élaboration de l’analyse du besoin
 Participation à l’audit du système existant
 Coordination et chiffrage des évolutions Identifiées (1500JH)
 Elaboration et suivi du macro planning projet FOSIFER
 Préparation et participation au comité projet, réalisation des comptes rendus
 Préparation, Rédaction des supports, et Participation au comité de pilotage
 Gestion documentaire projet

Coordination et Pilotage du portefeuille projets Banque De Détail France, domaine «Tenue de Compte »
 Coordination des plannings et surveillance des points de contentions des projets du domaine Tenue de Compte.
 Préparation et participation aux comités de suivi, d'arbitrage, de pilotage, et de direction
 Structuration et gestion des plannings sous OPENWORKBENCH et MS Project, administrateur local CLARITY.
 Suivi des budgets, réalisation et diffusion des reportings projets et maintenances
 Gestion des ressources MOA/MOE/HOM et de son plan de charge
 Coordination et élaboration du Plan de Maintenance Applicatif 2008 (13 000JH)

• Mai 2006- Décembre 2006: AXA France SERVICES – AXA Way & Processus
PMO
Coordination et Pilotage de portefeuille projets
 Conception et mise en place d’outils de pilotage d’activités et de reportings budgétaires
 Mise en place d’un outil de suivi de d’analyse de plan de charges
 Préparation des comités de suivi, de pilotage, et de direction
 Gestion des ressources de la direction de son plan de charge
 Réalisation de l’atterrissage budgétaire.
 Reporting
 Participation à la réalisation du plan stratégique et budget 2007

• Mars 2006- Avril 2006: AXA France SERVICES – Architecture et Technologie
PMO
Coordination et Pilotage de portefeuille projets
 Conception et mise en place d’outils de pilotage d’activités.
 Conception et initialisation d’un outil de gestion des demandes de contributions projets

• Mai 2006- Février 2006: AXA France SERVICES – MOA VIE AXA France SERVICES
PMO
Coordination et Pilotage de portefeuille projets
 Conception et mise en place d’outils de pilotage d’activités.
 Conception et initialisation d’un outil de gest...

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