L'absence d'un project management office au sein d'une entreprise dynamique est un handicap. Entendez par cela : bureau de gestion projet. En effet, la réalisation d'un projet est une opération complexe dont la réussite passe par le project management officer. Mais, quelles compétences doit-il nécessairement posséder pour mener à bien sa mission ? Ci-dessous la réponse.
Le project management officer, ou chef projet PMO en français, est aux commandes du bureau de gestion projet. Il est chargé d'administrer le triplet projets programmes portefeuilles. Il est aussi le cordon entre son département et la direction de l'entreprise. À propos de son département, le PMO peut être lié directement au personnel projet ou par le canal d'un chef projet, selon les cas.
La tâche du PMO est ardue. Sur son bureau, des dizaines de dossiers attendant patiemment leur tour, et même des centaines s'il s'agit d'une grosse entreprise. Il a l'obligation de respecter le délai imparti et assurer la faisabilité de l'étude. Le chef projet PMO est un maillon clé dans l'organigramme de la société. De lui dépend la bonne coordination entre l'ensemble projets programmes portefeuilles et les objectifs de l'organisation.
Le PMO coordonne toutes les cinq phases du cycle de vie du projet, de la planification à la clôture en passant par l'exécution, le contrôle et le suivi. On ne devient donc pas PMO d'un coup de baguette magique.
Voici les compétences qu'un chef de projet performant doit posséder:
Contract manager : Pilotage des principaux contrats de prestations de la DSI : ATOS, BSL, Sopra, Etc.
Interface avec les entités groupes suivantes : Risk Resilience, Audit Interne/externe (Commissaires aux Comptes), Conformité/Réglementation
Gestion des risques opérationnels IT
Suivi des audits internes et des audits externes
Pilotage des contrats des fournisseurs
Accompagnement pour structurer le service et optimiser le suivi et le développement des équipes
Définition d’une organisation optimale et des responsabilités clairement définies sur le poste de DSI à recruter en interne et recrutement du futur DSI interne
Structurer et renforcer l'équipe d'exploitation / Production
Optimiser les processus de gestion de projet (lancement, validation, fin de projet, rex, etc.).
PMO sur le programme d’entreprise Adaptation SI (8000 Jh) : Transfert du datacenter et des activités régime obligatoire d’Apria vers la CNAM
Pilotage opérationnel DSI. Reporting vers le DSI et la direction générale
PMO sur le programme adaptation SI : Budget, plan de charge, risques, plannings et adhérences
Appui et coaching des managers de la DSI
Accompagnement au changement des équipes métiers sur l’outil de PPM : formation et communication
Expert de l’outil de PPM Orchestra (société planisware). Support auprès des managers et administration
PMO coordination et arbitrages du programme
Suivi du budget du programme
Gestion du ressource plan
Gestions des risques critiques et plan de mitigations associés
Gestion de la gouvernance
Gestions de plannings et dépendances
Suivi des actions
Reporting vers le top management IT
Appui et coaching des chefs de projets du programme
Piloter la gestion du cycle de vie des différentes releases de l’année
Construction, configuration et gestion des releases (backlog, environnements : test, pré-prod, prod, KPi, GO / NO GO etc )
Définir les process, planning et plans de charges
Organiser, animer et piloter différents comités de Release
Coordonner et challenger les équipes techniques, MOE et MOA
Accompagner les équipes projets à produire et à délivrer
Mettre en place les outils d’analyse, d’amélioration et de reporting.
Adjoint du Directeur SI : management transverse des responsables de la DSI : Etudes, développements, architecture et production. Arbitrages organisationnels et mise en œuvre opérationnelle. Backup des managers DSI (recrutement, suivi, management)
Coaching Responsables de domaine et Chefs de projet
Gestion et suivi du portefeuille des projets. Elaboration et animation des processus de gouvernance DSI
Gestion consolidée du plan de charge de la DSI et analyses associées
Construction, suivi et optimisation du budget de la DSI. Contribution au processus budgétaire global
Construction de la RoadMap 2016 – 2018 en collaboration avec les directions Métiers, la direction de l’architecture, et l’équipe Schéma directeur
Définition et production de tableaux de bords DSI : Budget, RH, PTF Projets, Production, Qualité
PMO sur les Macro Programmes DSI : Migration nouveau socle, Coliposte, etc.
Définition et gestion du processus des prestations intellectuelles : recrutements, contrats, TJM, suivi, etc.
Pilotage de l’équipe MCO lors des phases de transitions d’organisation de la DSI
Interface DSI des autres directions : Achats, contrôle de gestion, finance, RH, MOA