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ALFRESCO : définition

ALFRESCO est un logiciel de Gestion Electronique de Documents open source. ALFRESCO offre une application complète de ECM (Entreprise Content Management, ou GCE, Gestion du Contenu d'Entreprise).
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Résumé d'expériences de Dominique,
freelance ALFRESCO résidant dans la Charente (16)

25 ans d’expérience en Service SI
au titre de :
CGI Informatique (10 ans)
IBM Global Services (8 ans)
Consultant indépendant (> 4 ans)
Confirmé pour le Projet dans les fonctions de pilotage, coordination, AMOA
Spécialisé dans les métiers de Groupware.
AMOE/AMOA pour Conseil Régional du Centre 01/2012 à ce jour
CHEF DE PROJET GED collaborative ALFRESCO
Chefferie initialement AMOE technique rapidement élargie aux facettes
fonctionnelles et accompagnement au changement.
Durée : 4 ans (9 mois initiaux + reconduction récurrente depuis le 01/2012 à ce jour)
600 utilisateurs / 6 directions / 1,5 M€
Une mission initialement technique qui s’est rapidement élargie afin de couvrir les
problématiques d’un tel projet et de pallier aux manques de ressources fonctionnelles
(rôle de CP fonctionnel). Actions facilités par une rapide intégration aux différentes
entités CRC.
Refonte de l’offre de service initialement expérimentée au profit de la mise en œuvre
d’une solution répondant avec pertinence aux attentes des directions tout en étant
désolidarisée du socle Alfresco (garantie de respect Roadmap éditeur et évolutivité à
coûts maitrisés)
Révision du marché avec intégrateur (Appel d’Offre)
Pilotage de mise en œuvre d’une construction SI globalement industrialisée en
adéquation avec les enjeux de dématérialisation de la collectivité et l’engagement fort
de service attendu. Investissement méthodes et moyens capitalisés au sein du SI pour
démultiplication vers les autres projets stratégiques (déploiement, non régression
technique et fonctionnelle, supervision et pilotage).
Coordination dans la mise en œuvre d’une solution Alfresco appliquée à une GED
généralisée référentiel d’une application de gestion des Aides Régionales et
Subventions Européennes en lien avec les outils de gestion métier. (portail
interne/externe)
- Gouvernance globale
- Planification et méthodes
- Accompagnement au changement (Communication, formation, assistance)
- Pilotages équipes internes (intégration, infrastructure)
- Coordination TMA intégrateur externe
- Industrialisation / Fiabilisation du service
- Marché Public : Elaboration Cahier des Clauses Techniques Particulières
(CCTP), Analyse des offres, Commission d’Appel d’Offre
AMOA pour SMATIS France
(Assurance Mutuelle Santé)
09/2009 à 09/2011
PROJETS GED
Différentes missions successives (durée globale de 2 ans) – 1 an CDD + 1 an Consultant Indépendant
AUDIT des PROCEDURES et FLUX SI avec objectif européen SOLVENCY (se prémunir
des risques dits systémiques (défaillances en chaîne des acteurs)
Et Mise en œuvre solution GED ALFRESCO
Durée : 3 mois initiaux + gestion assurée au travers des missions suivantes et complémentaires
Pleine immersion au sein du SI avec pour mission l’assimilation rapide des outils,
méthodes et supports documentaires utilisés afin de proposer une consolidation GED
SOLVENCY pertinente et réactive.
Collaboration directe avec le service Méthodes, et le responsable fonctionnel SI,
Parfaite intégration avec les équipes (techniques et fonctionnelles),
Nécessité de diplomatie et pédagogie pour faire face à une forme de rétention
d’informations.
- Audit SI fonctionnel et technique
- Définition plan de classement, conception et mise en œuvre supports
documentaires (GED ALFRESCO),
- Définition et gestion des habilitations
- Définition de structures d’appel cartographique à la GED pour un accès imagé à
valeur ajoutée pour les services tiers (forage pyramidale).
MOE/MOA GED collaborative – Solution de Qualification & intégration des documents
clients – ALFRESCO + intégration outils tierces
Durée : 18 mois
Dans un contexte de remplacement d’une solution GED SELLIGENT existante (dématérialisation
et Qualification de documents clients reçus), associé la refonte de l’outil GRC, ma mission s’est
scindée en deux phases pour aboutir à une mise en œuvre à succès.
Sujets gérés :
- Remplacement outil de qualification des documents interfacé à la GED (intégration flux
papier)
- GED Alfresco (Modélisation, Catégorisation, Suivi, habilitations, stress, sauvegardes)
- Intégration des flux externes dématérialisés (flux FTP / format XML/Pdf)
- Statistiques flux GED
Phase 1 (MOA Préalable)
- Audit de l’existant, expression des besoins
- Maquettage et Définition du cahier des charges d’appel d’offre
- Confrontation des réponses reçues (ALFRESCO retenu)
Phase 2 (MOE/MOA PROJET – méthode AGILE – Délégation complète du responsable SI)
- Modélisation des métadonnées
- Recette des livrables
- Gestion des anomalies correctives & évolutions
- Pilotage et coordination des intervenants ALFRESCO et développements périphériques
(délégation complète du responsable SI) – 2 sociétés externes, distinctes et
géographiquement distantes (utilisation de MANTIS + outils collaboratifs Google)
- Pilotage et coordination des équipes internes (charge, délais)
- Rôle pivot d’échange et coordinateur entre les responsables de service
- Rôle d’évaluation des outils et des retours utilisateurs (synthèse établie à la demande DSI
+ DFI) – Participation aux comités d’évaluation Qualité
- Formation des utilisateurs finaux et accompagnement rapproché des services au
quotidien
- Intégration avec GRC interme
- Pilotage mise en œuvre base statistique Alfresco (MySQL)
(Envir. Serveurs virtuels, Sécurité via portail intranet – Simulation LDAP + SSO)
10 000 docs/jours – simplification des processus – gain en qualité de qualification, de
référencement et de productivité
Pleine satisfaction SI et N users.
Phase 3 (MOE/MOA PROJET – méthode AGILE – Délégation complète du responsable SI)
Subtitution de la base documentaire existante par une solution Alfresco SHARE avec un choix
organisationnel « 1 projet = 1 site »
- Maquettage et prototypage solution (Alfresco SHARE)
- Specification & recette de l’interface N User
- Pilotage équipe externe en charge de réalisation (coût, charge, délais)
- Démonstration/formation responsables de services
Unification et centralisation des moyens – Historisation/versionning – Diffusion optimisée
PROJETS complémentaires MOE/MOA
Durée : 3 mois
Mise en œuvre outil de Pilotage Recette pour Migration du progiciel de gestion interne
AIA Graphtalk.
Mettant à profit mes connaissances acquise de l’outil de Gestion (cinématique, chaine
d’exploitation, supports documentaires), SMATIS m’a demandé de concevoir un outil permettant
de piloter et tracer la recette de la future version du logiciel.
- Définition méthode et outils de qualification et de recette (Excel, VB + lien GED)
- Maquettage et présentation
- Mise en œuvre de la solution
Avantage de la solution : Vision synthétique et fédérateur pour SI, traçabilité et échange,
historisation des différents run, vision schématique de l’avancement recette, accès ciblé à la
documentation selon les composants recettés, Multi-recetteurs
Organisation du dictionnaire de données
La mission : Assistance à la définition du dictionnaire assurance SMATIS
- Participation aux ateliers métiers devant définir le dictionnaire interne SMATIS et assurer
la cohérence des informations métiers retenues en regard de celles connues du dictionnaire
SI (vision EGD).
- Mise en œuvre d’un outil d’échange assurant, par domaine fonctionnel, la relation vocable
métiers / vocable SI / Définition fonctionnelle
- Mise en œuvre d’une base Dictionnaire (MySQL/Php)
AUDIT s/PROCESSUS de gestion assurance (actes gestion, échéancier, contentieux, …)
- Etude de l’existant (flux, méthodes, moyens)
- Collecte des besoins & critiques auprès des utilisateurs métiers
- Consolidation / Indication des risques / propositions d’améliorations (ROI)
Transition projet familial / implication vie locale (Président Comité des fêtes et
membre de la commission « communication» au sein de l’Office de Tourisme Haute
Charente) / Prestation de Cours d’initiation informatique aux particuliers
04/2006 à 08/2009
IBM Global Services (Montpellier) 12/1999 à 04/2006
Responsable Engagements et Qualité en Services Informatiques d’hébergements
Grands Comptes (Service Manger) - client VALEO
Durée : 18 mois (11/2004 à 04/2006) – Pilotage & Coordination Client final + équipes IBM
En charge du suivi des engagements de services et des obligations contractuelles d’IBM
auprès du client
- Interface opérationnelle privilégiée du client vis-à-vis d’IBM (24h/24 7j/7) – résolution
des conflicts
- Responsable du respect et de la qualité des engagements
- Pilotage des équipes (client et IBM) pour l’amélioration permanente de la qualité et de la
satisfaction client
- Pilotage des entités IBM dispersées avec pour objectif la résolution d’urgence des
problèmes majeurs et/ou hors normes (prise en charge, pilotage et reporting)
(6 équipes géographiquement réparties à intervenants tournants) – environ 20 personnes encadrées
- Force de proposition et gestion des actions correctives
- En charge du reporting (suivi quotidien production, incidents et modifications
demandées par le client) et de l’adaptation des outils d’analyse et des indicateurs si
nécessaire
- En charge comité de pilotage mensuel (synthèse pour reporting) auprès des directeurs de
sites.
- Point focal de relation client / Project office IBM pour le meilleur relationnel possible et
la détection d’opportunités nouvelles
- En charge de la communication et reporting interne transversal (reporting, suivi/mise à
jour procédure, indices qualités)
8 comptes majeurs gèrés avec succès
Client très sastisfait -> Renouvellement des contrats malgré un contexte difficile
Objectifs personnels s/notation IBM dépassés
Responsable technique qualité de grands comptes clients (ALCATEL puis VALEO)
Durée : 2 ans (12/2002 à 11/2004) - Coordination
L’unité IBM d’hébergement des structures Lotus Domino a souhaité exploiter mes acquis Lotus
(Messagerie, Briques documentaires, Workflow) et mon expérience dans les applications à
vocations collaborative pour consolider ses stru...

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