Un portefeuille projets bien garni est l'objectif de tout freelance, bien que ces prestataires indépendants appréhendent la gestion des tâches ainsi multipliées. Le temps consacré au travail productif - celui qui les passionne - en devient limité. Sauf, s'ils utilisent un outil de gestion de projet.
Pourquoi utiliser un outil de gestion de projets en tant que freelance ?
Les logiciels de gestion de projet ne sont pas réservés que pour les grandes entreprises ou les PME/PMI. Les microentreprises et les freelances en ont plus besoin et en tireront plus d'avantages.
Le quotidien d'un freelance ne se limite pas à la réalisation des missions confiées par ses clients. Il est aussi amené, ou plutôt forcé, à dédier une partie de son temps à la gestion des clients et à la gestion de diverses tâches administratives :
- facturation,
- comptabilité,
- prospection,
- paiement des charges sociales,
- administration du site et compte sociaux, etc.
Si votre portefeuille projets freelance est volumineux, vous perdrez vite pied. La solution pour bien gérer vos projets d'indépendants consiste en l'utilisation d'un logiciel dédié à l'optimisation de votre organisation : vous n'oublierez aucune tâche et vous respecterez vos deadlines.
À titre illustratif, le diagramme de Gantt, vous fournira une présentation claire et globale de l'état d'avancement de toutes les tâches de vos projets et indiquera les dates de leur réalisation (planification des tâches). C'est un véritable tableau de bord pour bien piloter vos projets.
Le meilleur outil de gestion de projets à choisir est celui qui automatise les tâches répétitives et chronophages. Vous aurez plus de temps à consacrer à votre cœur de métier.
Quels sont les apports d'un outil de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de tâches assure une meilleure organisation de votre travail, une centralisation des données et la possibilité de les partager.
Organisation optimisée
L'offre est pléthore. Chaque outil présente son propre ergonomie (design, fonctionnalités).
Cependant, qu'il s'agisse d'un outil gestion de projet open source, outil de gestion de projet collaboratif ou encore d'un outil de gestion de projet en ligne, ils ont tous été conçus pour permettre, au minimum, les tâches suivantes :
- lister les différentes tâches à effectuer ;
- planifier chaque tâche (début, fin, durée, état de réalisation) ;
- planifier chaque projet à titre séparé ;
- prévenir les chevauchements éventuels des tâches ;
- automatiser certaines tâches (envoi de factures, suivi du paiement).
Votre gestion du temps sera alors optimisée.
Données centralisées et partagées
Choisir un outil de gestion de projet open source ou un outil de gestion de projet collaboratif vous permet de centraliser toutes vos données en un seul endroit. Quatre grands avantages s'offrent alors à vous :
- Accéder à vos données depuis n'importe quel device (ordinateur, tablette ou smartphone).
- Accéder à vos dossiers où que vous soyez (les freelances sont de grands nomades qui aiment travailler dans les bus et les avions !).
- Croiser vos données pour extraire des informations précises ou plus enrichies (temps consacré à un client, CA par client et par période, etc).
- Partager vos informations avec vos clients ou les partenaires de vos projets équipes.
Quels outils de gestion choisir pour les projets freelances ?
Les solutions à disposition des freelances pour gérer leurs projets sont nombreuses. Plusieurs critères pondèrent le choix du meilleur outil : les propres besoins, le mode de travail (mode solo ou en équipes agiles), le budget et le rapport prix/fonctionnalités utiles.
Un bon outil pour indépendants doit être :
Global
Il doit inclure toutes les tâches nécessaires à la gestion d'une micro entreprise et à la planification des tâches d'un projet.
Paramétrable et évolutif
L’outil doit proposer des projets sur-mesure à vos clients crée la différence avec vos concurrents. Un outil de gestion de projet agile open source serait idéal pour personnaliser vos projets.
Agile
Si vous acceptez les projets équipes, un outil de gestion de projet agile sera adapté à ce besoin de co-création de projets. Les outils de gestion de projet informatiques sont historiquement les plus concernés par l'agilité (le manifeste Agile des développeurs de 2001). L'agilité a fini par séduire les marketeurs et les concepteurs des outils gestion de projet Web.
À prix abordable
De bons outils de gestion de projets collaboratifs gratuits ainsi que des outils de gestion de projet en ligne gratuits sont disponibles.
Simple et intuitif
L’outil de gestion de projets doit être facile à prendre en main pour le freelance ainsi que pour ses partenaires éventuels.
Outil de gestion de projet Google comme exemple d'illustration
Une solution de gestion des tâches peut être sollicitée pour plusieurs objectifs. Vous pouvez l'utiliser pour un simple suivi des projets ou en faire un outil de gestion des clients (CRM) et un support de communication interne. La nature de vos projets et de vos besoins dictera le(s) meilleurs(s) logiciel(s) à adopter.
L'outil de gestion de projet Google est une solution gratuite, open source et collaborative. D'autres outils payants sont plus performants sur des aspects pointus de gestion projets freelances, mais elle reste un outil fiable et plébiscité, à utiliser à titre principal ou complémentaire.
Google Docs (traitement de textes) et Googles Sheets (tableurs pour factures et statistiques) permettent une gestion partagée des projets.
Alors que d'autres applications permettent une collaboration sur d'autres tâches : Google Agenda (planification), Google Slides (présentation aux clients), Google Drive (stockage et partage Cloud).
La G suite est un basique gratuit, open source (sur inscription), agile, collaboratif et évolutif.
En absolu, il n'existe pas de meilleur outil à recommander. Chaque logiciel de gestion projet présente ses propres points forts. Le critère le plus pertinent pour sélectionner un outil est sa capacité à répondre à vos propres besoins.
Ainsi, si vous ne travaillez pas en équipes, vous pouvez négliger le paramètre agilité et co-développement des projets (outil de gestion de projet agile ou collaboratif). De même, si vous avez un nombre réduit de projets et de tâches, vous pouvez choisir un logiciel à installer au lieu d'un outil de gestion de projet en ligne.
Une certitude demeure toujours commune chez les travailleurs indépendants, ils n'aiment pas trop les tâches administratives et préfèrent se consacrer au travail productif : le cœur de leur métier qui est aussi leur passion.
