Comment organiser son temps de travail en freelance ?

Publié le 15/02/2021
Comment organiser son temps de travail en freelance ?

Être freelance, c’est savoir gérer ses missions, sa trésorerie, et réaliser diverses tâches administratives. Sans une solide organisation, cela peut vite devenir un calvaire. C’est pourquoi, il est impératif de savoir organiser son temps de travail en freelance, au risque de finir par revenir à son ancienne vie de salarié.

Pourquoi mieux organiser son temps de travail en freelance est un atout ?

Apprendre à gérer son temps de travail en freelance n’est pas seulement un atout : c’est un besoin.

Gérer son temps et ses priorités pour être plus efficace

Le salaire du freelance dépend largement de sa productivité : travailler moins, pour gagner plus. Gérer son temps permet de connaître son taux horaire et donc d’établir ses tarifs efficacement. Si vous acceptez un projet avec une belle rémunération à la clé, mais que vous y passez vos journées, il est possible qu’en réévaluant vous soyez perdants. 

La gestion des priorités est essentielle pour le freelance. Cela permet d’être au clair chaque jour avec les tâches importantes à réaliser, sans en oublier. La désorganisation est l’ennemi du freelance heureux.

Savoir organiser son temps de travail en freelance, pour résister au stress et à la fatigue

Le freelance peut vite se retrouver surmené, travailler dès le matin avec un bureau désorganisé, avoir des tonnes de dossier à ranger, de nombreuses missions à gérer, parfois même sans réussir à se rappeler lesquelles… Ce qui engendre du stress et de la fatigue. 

Le cerveau, pour être pleinement concentré sur la tâche qu’il est en train de réaliser, a besoin d’être complètement déchargé du reste : si vous voulez pleinement vous concentrer sur votre mission freelance, vous devez savoir organiser votre temps de travail, ce qui évitera le stress et l’inattention, ennemi à la fois de votre santé et de votre activité. Pour avoir des nuits réellement reposantes, le freelance doit organiser son temps de travail, et différencier vie professionnelle et personnelle.

Organiser son temps de travail : la clé d’une activité durable

Une activité en freelance nécessite une solide organisation : aussi bien pour durer que pour assurer un salaire constant et convenable, sans démotivation pour le freelance ou pire, des problèmes de santé. Savoir organiser son temps c’est s’assurer une activité qui marche dans la durée.

Comment gérer son temps efficacement ?

S’il est impératif de gérer son temps de travail pour le freelance, cette tâche peut parfois paraître insurmontable. C’est pourquoi, il est essentiel d’avoir les outils organisation du temps de travail.

L’agenda

Tenir un bon agenda détaillé au jour le jour est crucial : deadlines, déclarations d’impôts, relance des clients, tout doit y être consigné. 

S’il est possible de tenir un agenda papier, beaucoup de freelances ont maintenant recours à l’informatique pour se simplifier la vie, d’autant plus que cela permet (généralement) de synchroniser celui-ci sur son smartphone et donc, de l’avoir partout avec soi.

Le freelance peut utiliser par exemple : 

  • Google Agenda et le calendrier d’Apple : Leader en la matière, ils vous permettent tenir rigoureusement votre agenda et de le synchroniser sur votre smartphone.
  • Mozilla sunbird : agenda gratuit de la fondation mozilla, l’affichage peut se faire à la journée, à la semaine ou au mois, ce qui permet d’avoir une vue détaillée et d’ensemble sur votre activité.
  • Pense-bête : Performant et simple d’emploi, il permet d’y noter des tâches et autres informations à la volée. Comme son nom l’indique, il rappelle les tâches du jour au moyen de pense-bête.
  • Day Organizer : cet agenda propose une gestion du temps de travail et du temps libre (intéressant pour dissocier ces deux aspects), en plus d’une classification des événements récurrents.

Le freelance peut bien évidemment choisir de tenir exclusivement un agenda papier : il faudra cependant investir dans un agenda suffisamment grand pour y noter les tâches à accomplir de façon détaillée. N’oubliez pas : détailler, c’est décharger votre cerveau de toutes ces informations

La liste de choses à faire

La liste de choses à faire (ou encore to-do-list pour les anglicistes) est un excellent moyen pour le freelance de se rendre compte des tâches à accomplir. En complément de l’agenda elle est un outil particulièrement intéressant pour éviter le stress ET la procrastination.

Vous pouvez l’optimiser en la créant selon 4 points essentiels : urgent, non urgent, important, non important. Cela vous permettra de placer chaque tâche selon ces critères, et de vous rendre compte de ce que vous devez impérativement faire en premier : votre déclaration d’impôts par exemple, à réaliser au maximum demain alors qu’il est déjà 20 heures…

Il existe là aussi des outils informatiques pour dématérialiser cette liste : 

  • Rappels, pour les utilisateurs de Mac.
  • Todoist, qui permet de catégoriser vos tâches avec des tags pour les retrouver plus facilement.
  • Asana, logiciel en ligne bien connu des freelances.

À noter cependant qu’ils ne vous permettront pas de réaliser votre liste de choses à faire selon les 4 points vus précédemment : vous pouvez cependant établir un code (par exemple UI pour urgent et important).

Les applications de Time Tracking

Pour un freelance, se rendre compte du temps passé sur un projet est essentiel : les logiciels de Time Tracking vous permettent d’enclencher un minuteur à chaque fois que vous commencez à travailler sur un projet. 

On compte Toggl, Harvest, ou encore Clockify.

Il existe également sur la toile des formations pour gérer son temps : elles s’avèrent particulièrement intéressantes si votre désorganisation commence à empiéter sur votre activité ou votre vie personnelle.

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