Focus sur les logiciels de gestion administrative pour freelances

Publié le 10/05/2021
Focus sur les logiciels de gestion administrative pour freelances

Un portefeuille de projets bien rempli est le but de tout freelance, même si ces services indépendants demandent la gestion de nombreuses tâches administratives. Le temps investi pour faire piloter son activité afin d'accroître sa productivité devient de plus en plus restreint. Cependant, si vous avez à votre disposition un logiciel de gestion administrative, vous pourrez investir votre temps ailleurs. En effet, le choix d'un bon logiciel de gestion administrative en ligne dans le cadre d'un travail en freelance se fait sur la base d'un certain nombre de critères. Pour cela, il est primordial de déterminer ses besoins quotidiens en termes de gestion de l'entreprise. 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion administrative ?

Les applications de gestion de projets ne sont pas destinées uniquement aux PME/PMI ou aux grandes entreprises. Les micro-entreprises et les freelances sont tout aussi concernés et en tirent plus d'avantages. 

La création d’entreprise n'est pas une chose aussi facile qu'on le pense. En effet, les missions d'un freelance ne se réduisent pas exclusivement à la réalisation des tâches qui lui sont confiées par ses clients. 

Il est également amené à consacrer un minimum de son temps aux tâches administratives :

  • comptabilité
  • facturation
  • prospection
  • administration du site et des comptes sociaux
  • paiement des charges sociales, etc. 

La solution pour gérer efficacement vos projets de freelance repose sur l'usage d'un logiciel destiné à optimiser votre organisation. Ceci vous permet de bien suivre votre emploi du temps et de respecter également vos deadlines. 

Les avantages des logiciels de gestion administratives sont nombreux. Ce sont des outils utilisés pour piloter son activité. À titre illustratif, un tableau de bord vous est proposé afin de vérifier l'avancée de vos projets indépendants. Vous aurez ainsi une représentation globale et claire de l'état d'avancement de l'ensemble de vos activités ainsi que leur date de mise en œuvre.

Quel logiciel de gestion administrative pour freelance choisir ?

Les moyens mis à la disposition des freelances pour piloter leurs projets sont multiples. Bon nombre de critères gouvernent le choix d'un bon outil de gestion administrative pour travailleurs indépendants : 

  • les besoins personnels
  • le budget
  • le rapport prix/fonctionnalités
  • le mode de travail (seul ou en équipe). 

L'outil idéal pour freelances se doit donc d'être par conséquent :

Global

Un outil global doit comporter l'ensemble des tâches indispensables pour la gestion d'un projet (une micro-entreprise au minimum). Il est amené également à faciliter au freelance d'établir un planning ponctuel pour mieux gérer son projet.

Agile

Si vous optez pour la gestion des projets en équipe, un outil de gestion administratif serait d'une grande utilité, notamment pour les projets de cocréation. Ce critère est plus concerné dans la gestion des projets informatiques. Les concepteurs d'instruments de gestion de projet en ligne et marketeurs ont fini par être fascinés par l'agilité.

Paramétrable

L'outil de gestion de projet pour freelances doit pouvoir soumettre des projets personnalisables à vos clients, permettant ainsi d'être en avance sur vos concurrents. Il faudra opter pour un outil de gestion de projet à la fois agile et open source (comme Freebe, outil de gestion optimisée pour les auto-entrepreneurs).

Simple et intuitif

Si vous n'aimez pas vous prendre trop la tête ou passer du temps à comprendre chaque fonctionnalité, il est important de choisir un outil de gestion administrative pour freelances qui donne la main facile. Il doit être simple à utiliser, que ce soit pour vous ou pour vos éventuels partenaires.

À prix accessible

Pour un instrument de gestion de projets participatifs gratuits et de gérance de projets en ligne, le tarif doit être abordable. On retrouve bon nombre d'outils à des prix différents sur le marché.

Quelles sont les contributions d'un outil de gestion administrative pour freelances ?

Un logiciel de gestions des activités pour freelances permet d'établir un excellent planning de votre travail, une parfaite centralisation des données et l'opportunité de les partager.

Avoir un bon planning

Les tâches sont pléthoriques. Chaque outil dispose de sa propre ergonomie (fonctionnalités et design). Toutefois, qu'il soit question d'un instrument de gestion de projets en ligne, open source ou collaboratifs, ils ont tous été élaborés afin de faciliter au minimum la réalisation des tâches ci-après :

  • énumérer les différentes missions à accomplir
  • planifier chaque projet séparément
  • créer des devis et des factures
  • se prémunir des chevauchements d'éventuelles tâches
  • planifier chaque tâche (état, durée, début, fin)

Votre gérance du temps sera ainsi optimisée.

Des données centralisées et partagées

Opter pour un outil de gestion administrative pour freelances vous offre la possibilité de centraliser l'ensemble de vos informations en un seul lieu. Bon nombre d'avantages vous sont proposés : 

  • accès à vos données à partir de n'importe quel outil informatique (tablette, ordinateur ou Smartphone) ; 
  • accès à vos dossiers n'importe où que vous soyez (les freelances sont souvent des nomades digitales qui aiment exercer leur activité en ligne à n'importe quel endroit : dans les avions, les bus et espaces de coworking) ; 
  • confronter vos données afin de plus vous enrichir ou d'extraire des informations précises (chiffre daffaires freelance par client et selon la saison, temps passer avec un client ...) ; 
  • partager vos données avec vos partenaires qui travaillent sur les mêmes projets que vous ou encore avec vos clients.

Les outils de gestion de comptable et commerciale pour travailleurs indépendants

Il existe un grand nombre d'outils pour freelance auto entrepreneurs afin de bien gérer sa comptabilité et son commerce en ligne. Ce sont très souvent des logiciels de gestion administrative et financière, des logiciels de facturation, des outils pour piloter son activité, etc. Parmi tout un éventail d'outils disponibles, il n'est pas facile d'obtenir cette petite sélection.

Freebe

Freebe est un logiciel de gestion de devis et de facturation pour les auto-entrepreneurs. Il est particulièrement adapté aux freelances qui sont à la recherche d'une solution de gestion administrative efficace et abordable. 

Cet outil permet d'intégrer votre banque en toute tranquillité et facilite la gestion de la comptabilité. Il est suffisamment intuitif, simple à prendre en main et accessible. Il permet également de gagner du temps et vous soulage de nombreuses tâches administratives.

Solegis

Cet outil permet de gérer un ensemble de tâches relatives à votre activité indépendante : gestion des achats (fournisseurs) et des ventes (documents de ventes, clients et produits). Il intègre des fonctionnalités pour outil de facturation à partir des tableaux de bord avec un affichage de l'historique trimestriel, mensuel et annuel du chiffre d'affaires effectué. 

Solegis est spécialement adapté pour les auto-entrepreneurs qui se spécialise dans la fourniture de services à la personne, avec des fonctionnalités suivantes : impression des attestations fiscales, enregistrement de la date, du numéro d'agrément de l'État et du numéro d'identification, etc.

Dolibarr

Ce logiciel de gestion commerciale open source comprend des fonctionnalités d'un CRM. Il offre la possibilité de gérer les produits, stocks et suivis des commandes, fournisseurs, factures, devis et l'activité commerciale (clients, prospects, mailing, statistiques, etc.). Le seul bémol est que ce programme ne dispose pas de module de gestion comptable. 

Dolibarr permet aux freelances d'installer les fonctionnalités qui correspondent à ses besoins. Ceci est très pratique pour éviter de surcharger les menus.

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