Bien gérer ses frais professionnels

Publié le 27/01/2020
Bien gérer ses frais professionnels

Dans le cadre de son activité, les frais engagés par le freelance peuvent être refacturés ou non au client, et déductibles ou non de l'assiette des cotisations. Comment déduire ses frais professionnels lorsqu'on est consultant indépendant ?

Certains frais professionnels des freelances peuvent être pris en charge par le client

En règle générale, dans le secteur de l'informatique et du conseil, les tarifs journaliers des missions qui s'effectuent en régie s'entendent HT et frais compris. Les petits frais tels que les photocopies ou les frais postaux sont pris en charge par le consultant, et ce n'est pas dans les usages de la profession de les présenter au client.

Mais lorsqu'une mission s'effectue loin du domicile de l'intervenant, et que ce dernier est contraint de séjourner à l'hôtel, le client peut accepter de rembourser les frais de transport et d'hébergement sur présentation de justificatifs. Ces remboursements interviennent seulement lorsqu'un accord écrit a été convenu à l'avance avec le client, à la signature du contrat et avant le démarrage de la mission.

Lorsqu'une mission s'effectue à l'étranger, il est fréquent que les frais soient payés par le client. Dans certains cas, le freelance pourra demander à la société cliente de réserver et de régler elle-même les billets d'avion, de train et les nuits d'hôtels. Cela lui évitera de faire l'avance de trésorerie, qui peut représenter une somme conséquente.

Déduire ses frais professionnels de l'assiette des cotisations sociales

Parmi les frais engagés par le consultant dans l'exercice de son activité, un grand nombre sont déductibles de l'assiette de ses cotisations sociales.

De façon générale, voici une liste non exhaustive des frais professionnels qu'un travailleur indépendant peut espérer déduire (il doit pour cela se référer aux barêmes URSSAF pour connaître les plafonds en vigueur) :

  • Les frais de transport ou indemnités kilométriques (calculés via barème kilométrique de l'URSSAF en fonction de nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale de votre véhicule personnel),
  • Certains frais de repas individuels,
  • Les frais d'hôtels,
  • Les frais de fournitures, de documentation et acquisition de petit matériel (prix inférieur à 500 €) tels que les frais de bureaux, postaux, les acquisitions d'ouvrages, les frais d'encaissement de note d'honoraires,
  • Certains frais de réception et de représentation, comme les repas d'affaires,
  • D'autres frais déductibles : création d'un site internet, honoraires d'avocat...

Attention cependant à bien respecter le barème de l'administration fiscale en ce qui concerne la déduction de vos frais, sous peine d'un contrôle.

En outre, vous avez la possibilité de déduire de votre impôt sur le revenu vos frais de déplacement, frais kilométriques et autre via la déduction forfaitaire ou via vos frais réels (en fournissant vos notes de frais). Vous devrez également justifier de vos déplacements professionnels, de vos trajets domicile-travail aller-retour, du kilométrage de votre véhicule, etc.

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