GPAO : la Gestion de Production Assistée par Ordinateur

Pour rester compétitives, les entreprises industrielles, petites, moyennes ou grandes, ont besoin d’optimiser chaque étape de leur fabrication. C’est dans cet objectif qu’est née la GPAO (Gestion de Production Assistée par Ordinateur).

Ces logiciels se sont dotés de fonctionnalités avancées de planification, de suivi en temps réel, de gestion du stock et de contrôle qualité, visant à maîtriser l’ensemble d’une chaîne de production en intégrant toutes ces spécificités.

Comment fonctionne un tel système ? Quels bénéfices réels en attendre ? Comment réussir son intégration dans un processus de fabrication ? Dans cet article, Freelance-Informatique fait un tour d’horizon complet de la GPAO, pour mieux comprendre ses enjeux, ses outils et ses bonnes pratiques d’utilisation.

Qu’est-ce qu’un logiciel de GPAO ?

Un logiciel de GPAO est un logiciel informatique conçu pour optimiser les processus de fabrication. Il centralise les données liées aux ordres de fabrication, aux stocks, aux ressources et aux délais, offrant aux industriels une meilleure maîtrise de leur chaîne de production. Son objectif : gagner en efficacité, en qualité et en réactivité.

Bref historique de la GPAO

La gestion de la production assistée par ordinateur puise ses origines dans les années 1960-1970, à l’époque où les entreprises industrielles commencent à s’équiper de premiers ordinateurs pour gérer leurs stocks et leurs achats. C’est dans ce contexte qu’apparaît le MRP (Material Requirements Planning), une méthode de planification des besoins en matières.

Dans les années 1980, le MRP évolue vers le MRP II, intégrant la planification de la capacité de production, les ressources humaines et la gestion des ordres. C’est cette évolution qui donne naissance à la GPAO, capable de couvrir l’ensemble du processus de production.

Avec l’arrivée des ERP (Enterprise Resource Planning ou PGI pour Progiciel de Gestion Intégré, en français), dans les années 1990, la GPAO devient un sous-ensemble intégré aux systèmes de gestion globale. Aujourd’hui, ces logiciels se modernisent avec des interfaces web, des connexions IoT (Internet of Things), ou Internet des objets en français, et des fonctionnalités en temps réel, répondant aux enjeux de l’industrie 4.0.

Différence entre GPAO, ERP et MRP

La GPAO se concentre exclusivement sur la production. L’ERP couvre l’ensemble des fonctions de l’entreprise - comptabilité, RH (Ressources Humaines), ventes, etc., dont la production et les systèmes d’information pilotés par la DSI (Direction des Systèmes d’Information).

Quant au MRP, il s’agit d’un module spécifique de calcul des besoins en matière première, souvent intégré dans une GPAO ou dans un ERP. Ces logiciels peuvent être utilisés conjointement avec des outils de business intelligence (BI) pour affiner les analyses.

La GPAO : pour quels types d’entreprises et dans quels secteurs d’activité ?

La GPAO s’adresse à tout processus qui fabrique des produits physiques, quel que soit son secteur ou sa taille. Bien qu’on l’associe souvent à des structures industrielles de grande envergure, elle est également pertinente pour les petites productions qui cherchent à structurer leur production :

• Les TPE (Très Petites Entreprises) et les PME (Petites et Moyennes Entreprises) industrielles, souvent confrontées à un manque de visibilité sur leur chaîne de production ;
• Les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) et les grandes sociétés qui utilisent des solutions plus complètes de la GPAO, souvent intégrées à un ERP, pour centraliser la planification, la logistique, la qualité et le pilotage des usines ;
• Les start-ups industrielles, dès leur phase de croissance, elles peuvent adopter une GPAO légère pour éviter les erreurs de production et équiper leurs process de bases solides.

D’autre part, cette technologie est particulièrement utile dans les secteurs où la gestion des stocks, des matières premières, des ordres de fabrication et des délais est stratégique :

• Industrie mécanique et automobile ;
• Aéronautique ;
• Agroalimentaire ;
• Chimie et industrie pharmaceutique ;
• Électronique ;
• Textile et habillement ;
• Fabrication de biens d’équipement.

Les fonctionnalités d’un logiciel GPAO : planifier, suivre, gérer les stocks et la conformité

Un logiciel GPAO dispose de multiples fonctionnalités, dites modules, qui visent à structurer et à optimiser chaque étape du processus de production. Ces outils permettent non seulement de mieux produire, mais aussi de mieux anticiper, contrôler et s’adapter aux imprévus.

Planification de la production

La planification repose sur plusieurs piliers :

• Le Plan Directeur de Production (PDP) détermine les quantités à produire sur une période donnée, parfois sur la base d’un rétroplanning ;
• Le Plan Industriel et Commercial (PIC) aligne la production sur la demande du marché, souvent avec un time tracker ;
• Le Plan de Charge (PDC) permet d’ajuster la capacité des machines et des équipes.

Le logiciel génère également les ordres de fabrication et réalise le Calcul des Besoins Nets (CBN) afin d’anticiper les achats de matière première.

Suivi en temps réel

Aujourd’hui, les solutions GPAO offrent une vision instantanée de l’atelier :

• Tableaux de bord et indicateurs de performance, dits en anglais KPI (Key Performance Indicators), tels que le taux de rendement synthétique (TRS), le taux de respect des délais, le taux d’utilisation des ressources, etc. ;
• La traçabilité des lots permet de suivre l’historique de production d’un ensemble de pièces fabriquées dans les mêmes conditions (même machine, même opérateur, même série) ;
• Les alertes aident à gérer les aléas (pannes, retards, erreurs de production), afin de pouvoir réagir rapidement.

Gestion des stocks et des approvisionnements

Grâce au suivi des quantités des matières premières et des composants en temps réel, il est possible d’automatiser le réapprovisionnement en cas de seuil critique. Ainsi, l’entreprise réduit les ruptures de stocks, qui risquent de ralentir ou de bloquer la production, mais aussi les stocks dormants, limitant ainsi les surcoûts imprévus et les pertes.

Qualité et conformité

Un logiciel GPAO inclut des contrôles qualité automatisés à différents stades de la production : contrôle dimensionnel, tests fonctionnels, vérifications visuelles, etc. Il facilite également la traçabilité complète des non-conformités des produits, des interventions correctives et des actions préventives (CAPA).

Enfin, il assure le respect des normes réglementaires propres à chaque secteur (ISO 9001 pour l’industrie, HACCP pour l’agroalimentaire, BPF pour la pharmacie, etc.), ce qui simplifie les audits et renforce la fiabilité globale des process.

Pourquoi adopter un logiciel GPAO ? 6 avantages indéniables

À partir de toutes ses fonctionnalités, il est possible de déduire 6 principaux bénéfices concrets pour l’entreprise utilisatrice :

1. Gain de temps et amélioration de la productivité : grâce à l’automatisation des tâches manuelles et à l’optimisation des plannings ;
2. Réduction des coûts de fabrication : en limitant le gaspillage et en assurant une meilleure gestion des ressources et des stocks ;
3. Moins d’erreurs humaines : les saisies sont centralisées et contrôlées, ce qui limite les oublis et les incohérences ;
4. Amélioration du pilotage global : le suivi des données et des KPI en temps réel facilite la prise de décision éclairée ;
5. Meilleure réactivité face aux imprévus : anticiper les ruptures, les retards et les pannes permet de les éviter ou, du moins, d’en réduire les impacts négatifs ;
6. Connexion aisée avec d’autres outils : ERP, CRM (Customer Relationship Management, gestion de la relation client en français), logiciel de veille stratégique ou encore module de maintenance prédictive pour anticiper les dysfonctionnements des machines.

Comment bien choisir sa solution GPAO ? 5 critères à prendre en compte

Pour faire le bon choix parmi toutes les solutions disponibles, il est essentiel de tenir compte des besoins spécifiques de l’activité et des contraintes de l’organisation :

1. Taille de la structure : TPE, PME ou grand groupe, ces structures n’ont pas les mêmes besoins ;
2. Besoins métiers : typologie des produits, niveau de traçabilité exigé, contraintes sectorielles ;
3. Évolutivité : le logiciel doit pouvoir s’adapter afin d’accompagner efficacement la croissance de l’activité ;
4. Facilité d’utilisation : une interface claire accélère la prise en main et évite les erreurs de manipulation ;
5. Qualité du support technique : indispensable en cas de panne ou de blocage.

Logiciel seul ou intégré à un ERP ?

Un outil GPAO autonome est souvent plus simple à déployer, idéal pour les TPE/PME. En revanche, pour centraliser la gestion de l’ensemble des processus d’une structure (achats, ventes, comptabilité, RH, etc.), mieux vaut l’intégrer à un ERP.

Interface utilisateur, modularité, support technique

Une interface claire et intuitive facilite l’adoption rapide par les équipes. Il est également essentiel de vérifier la modularité du logiciel : certaines fonctions doivent pouvoir être activées selon les besoins de l’entreprise. En outre, un bon support client, réactif et disponible, est indispensable pour assurer la continuité de la production.

Logiciels propriétaires VS open source

Les deux options peuvent être avantageuses ou contraignantes selon l’organisation interne et les exigences de la chaîne de production. Cet arbitrage nécessite un audit des besoins métier et un comparatif rigoureux des solutions disponibles.

Les solutions propriétaires comme Clip Industrie (Hélios) sont conçues pour un déploiement rapide. Elles fournissent un accompagnement technique, des mises à jour régulières et une assistance client intégrée. Ce type d’outil convient particulièrement aux entreprises qui cherchent une solution clé en main et un interlocuteur unique.

Les logiciels open source comme Odoo (avec module GPAO) offrent plus de liberté de personnalisation et s’adaptent bien aux processus complexes ou spécifiques. En revanche, ils nécessitent souvent une équipe informatique en interne pour assurer la configuration, la maintenance et le support.

Comment intégrer un logiciel GPAO dans une entreprise ? Étapes d’un projet d’implémentation

Loin d’être limitée à une installation technique, l’intégration d’un logiciel GPAO est un projet de transformation qui implique l’ensemble de la chaîne de production et une conduite du changement rigoureuse :

1. Audit des processus existants : identifier les forces et les faiblesses de l’organisation actuelle, les besoins réels des équipes et les contraintes spécifiques au secteur d’activité ;
2. Choix de la solution : sur la base de l’audit, l’entreprise sélectionne l’option la plus adaptée à ses objectifs ;
3. Paramétrage du logiciel : l’outil est configuré selon les flux internes (nomenclatures, gammes de fabrication, calendriers de production, indicateurs à suivre, normes, etc.) ;
4. Formation des équipes : les utilisateurs sont formés à l’interface et aux procédures, afin de garantir une adoption rapide et de limiter les erreurs au démarrage ;
5. Phase de test et d’ajustements : l’objectif est de valider les paramétrages, d’identifier les blocages éventuels et de corriger les écarts avant la mise en production réelle ;
6. Déploiement et accompagnement : le logiciel est intégré dans le quotidien de l’entreprise. Un suivi technique et humain est recommandé pour consolider les usages. Il est parfois judicieux de recruter un Head of Growth, sur une plateforme freelance, pour adapter la solution aux enjeux de montée en charge.

Le coût d'un logiciel GPAO : quel budget prévoir ?

Le coût d’un logiciel GPAO varie selon la solution choisie, les fonctionnalités activées et le mode de déploiement : achat de licence ou abonnement SaaS, implémentation en interne ou par un ingénieur concepteur, en lui proposant une mission freelance temporaire, etc.

À ces coûts directs, s’ajoutent des frais indirects, souvent sous-estimés :

• Formation des équipes ;
• Accompagnement à l’intégration par une ESN (Entreprise de Services Numériques) ou un responsable SI spécialisé ;
• Personnalisation du logiciel ;
• Maintenance ou support technique.

Pour une PME industrielle, le budget total d’un tel projet peut aller de 30 000 euros à plus de 150 000 euros sur la première année, avec des abonnements mensuels compris entre 1 700 et 9 300 € selon les éditeurs, le nombre d’utilisateurs et les modules activés. Les frais indirects représentent parfois jusqu’à 200 % du coût initial.

Le ROI (retour sur investissement) d’une GPAO, quant à lui, dépend de la maturité numérique de l’entreprise, de la qualité de la mise en place et de l’accompagnement au changement. Dans les faits, les économies réalisées dépassent souvent les coûts d’acquisition et d’implémentation dès la première année.

Bon à savoir : une approche TaaS (Talent as a Service) permet de réduire les coûts d’intégration tout en accédant à des compétences expertes sur une courte période.

Points de vigilance : 4 erreurs fréquentes à éviter en intégrant un logiciel GPAO

La GPAO n’est pas une solution miracle. Mal paramétrée ou mal utilisée, elle peut devenir un frein plutôt qu’un levier. 4 erreurs sont courantes lors de l’implémentation du logiciel :

1. Sous-estimer le temps nécessaire à la conduite du changement ;
2. Négliger la formation des équipes ;
3. Vouloir tout automatiser, sans réexaminer les processus existants ;
4. Installer un logiciel inadapté à la taille ou aux spécificités de la structure.

De même, il est important d’être conscient des limites de la GPAO. Certains outils sont rigides et peu évolutifs, ce qui limite leur pertinence à long terme. Une implémentation efficace requiert donc un pilotage rigoureux, une forte implication des utilisateurs et une adaptation continue aux réalités de la production.

FAQ : Questions fréquentes sur la GPAO

La GPAO, est-elle adaptée aux petites structures ?

Oui, certaines solutions sont spécialement conçues pour les TPE-PME, avec des fonctionnalités essentielles, une interface simplifiée et des coûts réduits. Fitnet Manager, par exemple, est un logiciel SaaS, adapté aux métiers de la business intelligence et destiné aux petites structures à forte croissance.

Quels sont les meilleurs logiciels GPAO du marché ?

Parmi les plus cités, on retrouve :

• Clip Industrie : complet, intuitif, français ;
• Sylob : modulaire, industriel, personnalisable ;
• Proginov : en version cloud, multisite, évolutif ;
• Cegid : ERP intégré et conforme ;
• SAP (avec module GPAO) : puissant, international, complexe ;
• Odoo (avec module MRP) : open source, flexible, abordable.

Combien de temps faut-il pour mettre en place une GPAO ?

L’implémentation d’un logiciel GPAO dure entre 3 et 12 mois selon la complexité du processus de fabrication et l’accompagnement choisi.