Emmanuelle - Assistant à maîtrise d'ouvrage GED

XilaConseils – 2006 à Aujourd’hui (13 ans)
Consultante fonctionnelle, j'ai créé ma structure (Xila Conseils) en 2006. Mes missions s'articulent autour de trois pôles principaux :
1. Mise en place de Systèmes d'Information et des Bonnes Pratiques associées, basée sur l'analyse des processus métier
2. Conception et Animations de formations (utilisation des SI, méthodologie en gestion de projet)
3. Documentation

Hachette Livre – 2017/2019 (15 mois)
Mise en place de projets – Direction Technique
o Assistant à Maîtrise d’ouvrage phase de recette
• Projet d’impression automatique
• Workflow de validation des commandes
• Gestion documentaire de l’ERP interne

Groupe NAOS – 2016 / 2017 (15 mois)
Mise en place de la GED et d’un Workflow collaboratif Corporate - Filiales à l’international – Affaires Règlementaires
o Chef de projet GED et Consultant AMOA
• Recueil des besoins fonctionnels
• Elaboration des processus pour l’ensemble des acteurs concernés (international inclus)
• Choix d’un éditeur pour la solution technique
• Coordination du projet en interne et avec l’éditeur
• Mise en place de la recette

Biogaran – 2014 / 2015 (9 mois)
Recette du transfert de Register en interne (initialement sur le Cloud) - Affaires Réglementaires
o Responsable recette
• Rédaction des scripts
• Pré-tests en collaboration avec la MOE
• Management de l’équipe des testeurs
• Rédaction de l’ensemble de la documentation
• Formation à l’outil (et rédaction des supports)

Sanofi – 2014 / 2015 (4 mois)
Pilote IMPD – DRD
o Accompagnement de la mise en place d’un pilote l’IMPD
• Interviews
• Création d’un guide support pour répondre aux exigences réglementaires
• Analyse documentation existante et Identification des manques
Ipsen – 2013 / 2014 (7 mois)
Remplacement du système de Gestion documentaire - Affaires Réglementaires
o Consultant AMOA / Coordination projet
• Organisation du projet
• Coordination au sein de la MOA et avec la MOE et animation des groupes de travail
• Suivi de la documentation
• Rapporteur dans les comités de suivi
• Planning
• Accompagnement méthodologique en gestion de projets

Sanofi – 2013 (4 mois)
Mise en place du poste de la Personne Responsable
o Assistance de la Personne Responsable en cosmétique pour la définition de son rôle et responsabilités et de la mise en place des différentes délégations (Corporate et Filales).
• Interviews
• Modélisation et optimisation des process existants
• Rédaction de la fiche de poste (Personne Responsable et principaux collaborateurs)

Nuxe – Biobeauté –– 2012 / 2013 (10 mois)
Mise en place des processus transverses au groupe - Assurance qualité et DRD
o Consultant BPM
• Conseils et support de l’assurance qualité dans la formalisation et l’optimisation des processus transverses
Cadrage du projet
Analyse détaillé d’un processus pilote

L’Oréal - 2011 / 2012 (15 mois)
Cahiers de laboratoires électroniques - DRD
o Consultant AMOA et BPM
• Analyse de l’opportunité de la mise en place de cahiers de laboratoires électroniques à la recherche.
• Mise en place d’un pilote transversal à tous les métiers (de la recherche au développement) sur deux projets stratégiques
Rédaction de l’expression des besoins utilisateurs
Analyse des processus métiers existants et mise en place de nouveaux processus optimisés
Rédaction des Bonnes Pratiques associées
Accompagnement au changement et Formation des utilisateurs

LFB –2010 / 2013 (14 mois en discontinu)
Migration de l’application GED – Refonte des processus et Formation – Affaires Réglementaires pour la DRD
o Consultant BPM / Formation
• Etude d’analyse et de cadrage sur le delta entre l’existant et le chemin à parcourir pour la mise en place d’une solution
eCTD et de la GED en amont (Documentum).
• Modélisation des processus actuels et futurs du dépôt du dossier de mise sur le marché aux Autorités.
• Accompagnement au changement notamment par la réalisation des formations sur les principes d’une GED en accord
avec l’EDM reference Model, la rédaction des lettres de mission, des modes opératoires….

Yves Rocher –2010 / 2011 (3 mois)
Optimisation des process – Assurance qualité
o Consultant BPM
• Analyse des actions de l’assurance qualité de la R&D et proposition d’éléments structurants pour une politique
d’assurance qualité performante et adaptée

Septodont – 2009 (3 mois)
GED Réglementaire et pharmaceutique - DRD
o Consultant AMOA
• Rédaction de l’expression des besoins de la GED CMC en accord avec l’EDM reference Model
• Définition des bonnes pratiques de gestion des documents

Stallergènes – 2009 (9 mois)
Projet GED et Publishing - Affaires réglementaires
o Consultant AMOA
• Recadrage du système de GED existant(Ennov) pour adaptation aux nouvelles exigences des Autorités sur la gestion des documents réglementaires et leurs cycles de vie.
• Formalisation des processus.
• Sélection des outils de publication eCTD.
• Accompagnement à la conduite du changement.

Maccan Santé, ICC – 2007 / 2009 (Ponctuel)
Promotion
o Accompagnement Documentation
• Fourniture d’informations médicales « brutes » ou « retraitées ».

KParticulier – 2007 / 2009 (Ponctuel)
Marketing
o Rédacteur
• Rédaction de guides pratiques à l’usage des médecins hospitaliers.
Laboratoires Servier – 2007 / 2008 (11 mois)
Optimisation des process – Pharmacocinétique
o Consultant BPM
• Étude de l’ensemble des processus de la pharmacocinétique croisée avec les applications informatiques
Analyse critique de la situation actuelle pour identification des atouts et des axes d’amélioration

SPMSD – 2006 / 2007 (4 mois)
Gestion du portefeuille
o Consultant AMOA
• Rédaction d’un cahier des charges et de l’appel d’offre pour un SI de gestion du portefeuille et de gestion de projets.
• Accompagnement à la sélection des outils et à leur mise en œuvre.

Pierre Fabre – 2006 / 2007 (10 mois)
Mise en place d’une GED, d’un outil de publishing et refonte des processus - DRD
o Consultant AMOA
o Rédaction d’un cahier des charges de la GED existant (Documentum) pour adaptation aux nouvelles exigences réglementaires liées à la soumission électronique
• Formalisation des processus
• Sélection d’un outil de publication eCTD.

Théa - 2006, 2011 (2 mois, 8 Mois)
Mise en place d’une GED, d’un outil de publishing et Bonnes Pratiques – DRD
o Consultant AMOA, Business Process
• Analyse de l’existant versus les exigences réglementaires sur la gestion des documents de la soumission électronique et de leurs cycles de vie.
• Assistance à la sélection des éditeurs pour la GED et le publishing (Avanteam, Ennov, Liquent, Nexdoc) après avoir
effectué l’appel d’offre
• Recommandations de mise en œuvre de Bonnes Pratiques et des méthodes
Bioprojet, Bioalliance, Galderma, Guerbet – 2006 / 2009 (Selon les missions)
Projet GED (différentes étapes), Publishing, Formation, Recette
o Chef de Projet
• Etude d’opportunité
• Analyse des besoins avec les utilisateurs
• Analyse des processus existants et cible
• Rédaction de cahier des charges
• Recette des spécifications fournies par la MOE
• Tests et recette
• Formation
• Retour sur investissement

Servier – 2001 à 2006 (5 ans)
Département de Coordination des SI – Accompagnement de la stratégie des projets scientifiques de la DRD par un apport méthodologique en gestion de projet et par la mise en place de Systèmes d‘Information.
o Chef de projet Fonctionnel, AMOA SI - Tous les services R&D
• Avoir une connaissance globale des systèmes existants, des besoins en cours ou à venir afin de prioriser, promouvoir et piloter ceux qui sont stratégiques pour l’activité de la DRD.
• Rationaliser la réflexion autour de besoins communs pour aboutir à des solutions communes.
• Mettre en place une méthodologie en gestion de projet.
• Sensibiliser tous les partenaires à une démarche qualité.
• Evaluer les impacts organisationnels des nouveaux systèmes pour l’amélioration des processus.
• Créer une cohésion entre tous les partenaires du projet (Maîtrise d’ouvrage, Maîtrise d’œuvre), sans lien hiérarchique, autour d’un objectif commun et être une force de proposition.
• Organiser les différentes étapes de l’étude d’opportunité jusqu’à la mise en production d’une application validée.
• Maîtriser le planning global du projet (jalons et chemin critique) et multi projets.
• Partager en toute transparence sur le projet selon les livrables identifiés (et rectifier au plus tôt, en cas de dérive).
• Motiver les participants par des contacts fréquents et informels.
• Accompagner la mise en place des ré organisations des métiers lors des modifications des processus

Servier – 1997 à 2001 (4 ans)
Détachée du département de Coordination des SI - Assiste le Coordinateur des Systèmes d’Information pour l’expression des besoins en vue de la mise en place d’un projet de Gestion Electronique de Documents
o Chef de projet GED
• Animation du groupe de travail.
• Archivage électronique du fonds documentaire : phase pilote puis production.
• Analyse du transfert d’une application en environnement Intranet.

Servier – 1994 à 1997
(3 ans)
Département de documentation – Garantir de la qualité et de la cohérence des données d’une application documentaire après en avoir participé à la conception, la mise en place et la formation
o Administrateur fonctionnel
• Analyse des besoins auprès des utilisateurs puis gestion et exploitation de son utilisation.
• Support pour l’appropriation de la base par les utilisateurs.
• Prise en charge de la sous-traitance lors de la reprise de l’existant

Servier – 1991 à 1994
(3 ans)
Département de documentation/ Répondre aux demandes émanant de la Recherche, du Marketing et des Filiales étrangères
o Chargé d’information
• Gestion des documents sur une base interne.
• Démarche qualité des dossiers déposés aux Autorités (Originaux et traductions).
• Mise en place d’un outil de reformatage de données.

Masson – 1989 à 1991
(2 ans)
Service de Presse/ Promouvoir la cinquantaine de nouveautés mensuelles
o Attaché de presse
• Rédaction des communiqués de presse, Relance des journalistes et Statistiques.
• Faciliter les rencontres entre journalistes et auteurs.
• Organisation, réalisation des dossiers, accueil et suivi des conférences de presse.
o Responsable du service
• Refonte du système de gestion
• Promouvoir le fonds en accord avec la stratégie éditoriale

Bull – 1989
(4 mois)
Service de communication/ Refonte de l’application télématique
o Documentaliste
• Mise en place du système télématique de communication interne.

INSERM – 1987 à 1988
(9 mois)
Service de documentation/ Fournir des informations auprès des équipes de recherche
o Documentaliste
• Mise à jour de la base de données interne crée par le service.
• Interrogation des bases de données externe.
• Animation du réseau électronique régional Midi Pyrénées