Consultant SAP FI/MM
Ref : 110922C001-
ASAP
-
Paris
-
12 mois
-
Chef de projet
Compétences requises
Description de la mission
0 - MISSION de Chef de projet - Dématérialisation des factures fournisseurs - Workflows de traitement - Intégration dans SAP FI et MM
1- CONTEXTE
Le projet de dématérialisation du flux de factures fournisseurs s’inscrit dans le cadre des axes d’amélioration de la filière finance. Les principales fonctionnalités attendues sont :
• le scan des factures fournisseurs et éventuels documents joints (documents justificatifs, courrier, etc.), les contrôles automatiques en fonction des données SAP et éléments nécessaires à la comptabilisation des factures fournisseurs;
• l’intégration dans SAP, la gestion des écarts, la validation et la réalisation des bons à payer sur réception de la facture, ainsi que les rapprochements automatique pour les factures sur bon de commande et sans écarts ;
• l’optimisation des traitements de comptabilisation et de validation des factures directes sans commande ;
• l’archivage dans l’outil de gestion électronique des documents.
Phase du projet
Appel d’offre pour une assistance à Maitrise d’ouvrage externe
Le présent appel d’offre pour une prestation de chef de projet MOE (en renfort des ressources internes DPSI) sur le projet de dématérialisation des factures fournisseurs et le suivi du SI Finances.
Procédure d’appel d’offre pour le choix d’une solution de dématérialisation des factures : octobre 2011-mars 2012
Mise en place de la solution retenue : avril 2012-aout 2012
Solution opérationnel pour septembre 2012
2 - LA MISSION
Phase 1 à 6 : Gestion de projet – Activité transverse à toutes les phases du projet
Contenu de la prestation
Le prestataire prendra en charge:
L’analyse, l’attribution et la qualification des demandes fonctionnelles émises par la MOA,
Assurer la relation clients avec les représentants de la maîtrise d'ouvrage
Représenter la DPSI auprès de l'ensemble des partenaires MOA, AMOA, MOE dont il est l'interlocuteur privilégié
L’émission de demandes techniques,
La résolution des demandes techniques,
Le support aux équipes des différents titulaires des marchés de mise en œuvre (MOE projet « demat » et TMA SAP Bull),
La validation des livrables fournis par les différents titulaires des marchés de mise en œuvre,
Elaborer et négocier avec la MOA, le contrat de services
Contribuer à tenir à jour la cartographie applicative du Système d’information,
Contribuer à une intégration cohérente des solutions à l'intérieur du SI global.
Piloter la mise en œuvre du projet
Coordonner les activités des autres départements de la DPSI (Exploitation, achat marché)
Suivre les délais, les charges, le budget le cas échéant, les indicateurs et les alertes
Valider les devis des fournisseurs conjointement avec la MOA
Assurer la communication auprès des autres acteurs du projet et auprès de la DPSI
Gérer les risques et les priorités liés aux projets en charge
Elaborer la planification des travaux d’exploitation en conjuguant les souhaits des utilisateurs avec les contraintes d’exploitation
Faire les demandes de travaux auprès de l’exploitation et suivre leurs bons déroulements
Livrables requis :
Demandes SOLANO à jour
Demandes techniques à jour
Livrables reçus au titre de la TMA validés
Jeu de test produit et campagne de tests réalisés
Phase 1- Participation à l’appel d’offre relatif au choix de la solution de dématérialisation des factures : ateliers d’expression des besoins, définition du périmètre technique précis du projet, assistance à la décision sur scénario cible à mettre en place en termes d’architecture technique du système d’information
Contenu de la prestation :
Le prestataire, en collaboration avec l’assistance à maitrise d’ouvrage externe et le responsable MOA du projet, participera aux différents ateliers d’expression des besoins afin de rédiger les spécifications générales techniques.
Le prestataire apportera son expertise technique sur les différents scénarios possibles. Chaque scénario identifié devra comporter à minima les éléments suivants :
- le périmètre précis de chaque brique applicative à mettre en œuvre,
- l’architecture du Système d’information (Outil de SCAN, Lecture Automatique de Documents, Reconnaissance Automatique de Documents, Système d’Information Financier SAP, et outil de Gestion Electronique de Documents),
- Les avantages et inconvénients du scénario d’un point de vue technique
Livrables requis :
Un document d’arbitrage sur le périmètre technique du projet (architecture technique).
Un document global de spécifications générales techniques
Phase 2- Rédaction du CCTP et des documents l’appel d’offre
Contenu de la prestation :
A l’issu des ateliers d’expression des besoins, le prestataire élaborera, à partir du document de spécifications générales, le Cahier des Clauses Techniques Particulières pour la partie technique (architectures, contraintes techniques) ayant pour objectif la fourniture et l’installation d’un outil de dématérialisation de factures fournisseurs. Ce travail rédactionnel devra se faire conjointement avec:
- l’assistance à maitrise d’ouvrage externe et le responsable MOA du projet,
- Les équipes d’exploitation de la DPSI afin d’afficher dans le CCTP les règles et contraintes d’exploitation en vigueur.
- Les équipes MOA et MOE + TMA Bull en charge de la maintenance et des évolutions du SI Finances et plus particulièrement de SAP.
De ce fait, le titulaire du présent marché de prestations de maitrise d’œuvre ne pourra pas soumissionner au marché de fourniture d’un outil de dématérialisation des factures fournisseurs.
Rédiger avec l’aide du service Achat / Marché public de la DPSI le DCE (Dossier de consultations des entreprise) comprenant les documents nécessaires à la procédure d’appel d’offre à savoir :
- L’acte d’engagement
- Le règlement de la consultation (choix des critères de selection)
- Le cadre de réponse
- Le Bordereau de prix
Livrables requis :
CCTP (et annexe(s) si nécessaire) et le DCE.
Phase 3- Analyse des offres :
Contenu de la prestation :
Le prestataire effectuera, en collaboration avec l’assistance à maitrise d’ouvrage externe, le responsable MOA du projet et de service achat marché de la DPSI, la lecture et l’analyse des offres, en apportant son expertise technique, ses retours d’expérience, et ses préconisations.
Livrables requis :
Rapport d’analyse des offres conformément au modèle type.
Phase 4- Pilotage des ateliers techniques (Exploitation, interfaces et reprises de données)
Contenu de la prestation :
Le prestataire animera et pilotera pour le compte de la DPSI, les différents ateliers techniques fixés par le fournisseur de la solution retenue, afin de déboucher sur des spécifications détaillées techniques permettant l’installation et la mise en œuvre de la solution de dématérialisation.
Il participera également à la réunion de lancement du projet de mise en œuvre de la solution de dématérialisation.
Dans ce cadre, il constitue et coordonne l’équipe technique nécessaire à la réalisation du projet, conjointement avec le titulaire du marché de l’outil de dématérialisation des factures, la DPSI et le titulaire de la TMA SAP (la société « BULL »).
Par ailleurs, il est garant du planning de réalisation pour sa partie et alertera le client en cas d’évènement mettant en cause le bon démarrage du projet.
Livrables requis :
Documents liés aux ateliers techniques (ordres du jour, supports d’échange, comptes rendus (en complément des comptes-rendus livrés par le fournisseur retenu)).
Phase 5- Pilotage, organisation et réalisation des recettes techniques
Contenu de la prestation :
Le prestataire pilotera, organisera et réalisera lui-même les recettes techniques de la solution de dématérialisation.
Le prestataire assurera de la cohérence finale entre les fonctionnalités souhaitées et la réponse technique apportée, notamment à travers des phases de test et la mise en place de l’accompagnement des futurs utilisateurs.
En collaboration avec le titulaire de la TMA, la société « BULL », il coordonne et réalise les tests d’intégration techniques entre les développements liés à la mise en place de l’outil de dématérialisation des factures et les développements effectués par la société Bull dans le cadre de l’intégration de ce nouveau flux.
Le prestataire suivra la recette fonctionnelle réaliser par la MOA et s’assurera de la bonne prise en compte des anomalies par les différents acteurs (Titulaire du marché MOE de dématérialisation, titulaire du marché de TMA SAP, équipes techniques DPSI).
Le prestataire est le garant de la tenue des délais de la phase de recette (fonctionnel et technique) et devra alerter de tout dérapage potentiel.
Livrables requis :
Plan de recette (stratégie, périmètre, planning, organisation, intervenants).
Cahier de recette décrivant la liste des différents scénarios techniques à exécuter.
Documents liés aux campagnes de recettes (tableau de suivi, supports d’échange).
Bilan final des recettes.
Phase 6- Accompagnement au déploiement de la solution
Contenu de la prestation :
Le prestataire assistera le client dans l’organisation et la méthodologie de déploiement de la solution de dématérialisation. Il pourra travailler et réaliser lui-même des reprises et des transformations de données permettant le démarrage de la solution.
Livrables requis :
Document décrivant la démarche et les recommandations de déploiement de la solution.
1- CONTEXTE
Le projet de dématérialisation du flux de factures fournisseurs s’inscrit dans le cadre des axes d’amélioration de la filière finance. Les principales fonctionnalités attendues sont :
• le scan des factures fournisseurs et éventuels documents joints (documents justificatifs, courrier, etc.), les contrôles automatiques en fonction des données SAP et éléments nécessaires à la comptabilisation des factures fournisseurs;
• l’intégration dans SAP, la gestion des écarts, la validation et la réalisation des bons à payer sur réception de la facture, ainsi que les rapprochements automatique pour les factures sur bon de commande et sans écarts ;
• l’optimisation des traitements de comptabilisation et de validation des factures directes sans commande ;
• l’archivage dans l’outil de gestion électronique des documents.
Phase du projet
Appel d’offre pour une assistance à Maitrise d’ouvrage externe
Le présent appel d’offre pour une prestation de chef de projet MOE (en renfort des ressources internes DPSI) sur le projet de dématérialisation des factures fournisseurs et le suivi du SI Finances.
Procédure d’appel d’offre pour le choix d’une solution de dématérialisation des factures : octobre 2011-mars 2012
Mise en place de la solution retenue : avril 2012-aout 2012
Solution opérationnel pour septembre 2012
2 - LA MISSION
Phase 1 à 6 : Gestion de projet – Activité transverse à toutes les phases du projet
Contenu de la prestation
Le prestataire prendra en charge:
L’analyse, l’attribution et la qualification des demandes fonctionnelles émises par la MOA,
Assurer la relation clients avec les représentants de la maîtrise d'ouvrage
Représenter la DPSI auprès de l'ensemble des partenaires MOA, AMOA, MOE dont il est l'interlocuteur privilégié
L’émission de demandes techniques,
La résolution des demandes techniques,
Le support aux équipes des différents titulaires des marchés de mise en œuvre (MOE projet « demat » et TMA SAP Bull),
La validation des livrables fournis par les différents titulaires des marchés de mise en œuvre,
Elaborer et négocier avec la MOA, le contrat de services
Contribuer à tenir à jour la cartographie applicative du Système d’information,
Contribuer à une intégration cohérente des solutions à l'intérieur du SI global.
Piloter la mise en œuvre du projet
Coordonner les activités des autres départements de la DPSI (Exploitation, achat marché)
Suivre les délais, les charges, le budget le cas échéant, les indicateurs et les alertes
Valider les devis des fournisseurs conjointement avec la MOA
Assurer la communication auprès des autres acteurs du projet et auprès de la DPSI
Gérer les risques et les priorités liés aux projets en charge
Elaborer la planification des travaux d’exploitation en conjuguant les souhaits des utilisateurs avec les contraintes d’exploitation
Faire les demandes de travaux auprès de l’exploitation et suivre leurs bons déroulements
Livrables requis :
Demandes SOLANO à jour
Demandes techniques à jour
Livrables reçus au titre de la TMA validés
Jeu de test produit et campagne de tests réalisés
Phase 1- Participation à l’appel d’offre relatif au choix de la solution de dématérialisation des factures : ateliers d’expression des besoins, définition du périmètre technique précis du projet, assistance à la décision sur scénario cible à mettre en place en termes d’architecture technique du système d’information
Contenu de la prestation :
Le prestataire, en collaboration avec l’assistance à maitrise d’ouvrage externe et le responsable MOA du projet, participera aux différents ateliers d’expression des besoins afin de rédiger les spécifications générales techniques.
Le prestataire apportera son expertise technique sur les différents scénarios possibles. Chaque scénario identifié devra comporter à minima les éléments suivants :
- le périmètre précis de chaque brique applicative à mettre en œuvre,
- l’architecture du Système d’information (Outil de SCAN, Lecture Automatique de Documents, Reconnaissance Automatique de Documents, Système d’Information Financier SAP, et outil de Gestion Electronique de Documents),
- Les avantages et inconvénients du scénario d’un point de vue technique
Livrables requis :
Un document d’arbitrage sur le périmètre technique du projet (architecture technique).
Un document global de spécifications générales techniques
Phase 2- Rédaction du CCTP et des documents l’appel d’offre
Contenu de la prestation :
A l’issu des ateliers d’expression des besoins, le prestataire élaborera, à partir du document de spécifications générales, le Cahier des Clauses Techniques Particulières pour la partie technique (architectures, contraintes techniques) ayant pour objectif la fourniture et l’installation d’un outil de dématérialisation de factures fournisseurs. Ce travail rédactionnel devra se faire conjointement avec:
- l’assistance à maitrise d’ouvrage externe et le responsable MOA du projet,
- Les équipes d’exploitation de la DPSI afin d’afficher dans le CCTP les règles et contraintes d’exploitation en vigueur.
- Les équipes MOA et MOE + TMA Bull en charge de la maintenance et des évolutions du SI Finances et plus particulièrement de SAP.
De ce fait, le titulaire du présent marché de prestations de maitrise d’œuvre ne pourra pas soumissionner au marché de fourniture d’un outil de dématérialisation des factures fournisseurs.
Rédiger avec l’aide du service Achat / Marché public de la DPSI le DCE (Dossier de consultations des entreprise) comprenant les documents nécessaires à la procédure d’appel d’offre à savoir :
- L’acte d’engagement
- Le règlement de la consultation (choix des critères de selection)
- Le cadre de réponse
- Le Bordereau de prix
Livrables requis :
CCTP (et annexe(s) si nécessaire) et le DCE.
Phase 3- Analyse des offres :
Contenu de la prestation :
Le prestataire effectuera, en collaboration avec l’assistance à maitrise d’ouvrage externe, le responsable MOA du projet et de service achat marché de la DPSI, la lecture et l’analyse des offres, en apportant son expertise technique, ses retours d’expérience, et ses préconisations.
Livrables requis :
Rapport d’analyse des offres conformément au modèle type.
Phase 4- Pilotage des ateliers techniques (Exploitation, interfaces et reprises de données)
Contenu de la prestation :
Le prestataire animera et pilotera pour le compte de la DPSI, les différents ateliers techniques fixés par le fournisseur de la solution retenue, afin de déboucher sur des spécifications détaillées techniques permettant l’installation et la mise en œuvre de la solution de dématérialisation.
Il participera également à la réunion de lancement du projet de mise en œuvre de la solution de dématérialisation.
Dans ce cadre, il constitue et coordonne l’équipe technique nécessaire à la réalisation du projet, conjointement avec le titulaire du marché de l’outil de dématérialisation des factures, la DPSI et le titulaire de la TMA SAP (la société « BULL »).
Par ailleurs, il est garant du planning de réalisation pour sa partie et alertera le client en cas d’évènement mettant en cause le bon démarrage du projet.
Livrables requis :
Documents liés aux ateliers techniques (ordres du jour, supports d’échange, comptes rendus (en complément des comptes-rendus livrés par le fournisseur retenu)).
Phase 5- Pilotage, organisation et réalisation des recettes techniques
Contenu de la prestation :
Le prestataire pilotera, organisera et réalisera lui-même les recettes techniques de la solution de dématérialisation.
Le prestataire assurera de la cohérence finale entre les fonctionnalités souhaitées et la réponse technique apportée, notamment à travers des phases de test et la mise en place de l’accompagnement des futurs utilisateurs.
En collaboration avec le titulaire de la TMA, la société « BULL », il coordonne et réalise les tests d’intégration techniques entre les développements liés à la mise en place de l’outil de dématérialisation des factures et les développements effectués par la société Bull dans le cadre de l’intégration de ce nouveau flux.
Le prestataire suivra la recette fonctionnelle réaliser par la MOA et s’assurera de la bonne prise en compte des anomalies par les différents acteurs (Titulaire du marché MOE de dématérialisation, titulaire du marché de TMA SAP, équipes techniques DPSI).
Le prestataire est le garant de la tenue des délais de la phase de recette (fonctionnel et technique) et devra alerter de tout dérapage potentiel.
Livrables requis :
Plan de recette (stratégie, périmètre, planning, organisation, intervenants).
Cahier de recette décrivant la liste des différents scénarios techniques à exécuter.
Documents liés aux campagnes de recettes (tableau de suivi, supports d’échange).
Bilan final des recettes.
Phase 6- Accompagnement au déploiement de la solution
Contenu de la prestation :
Le prestataire assistera le client dans l’organisation et la méthodologie de déploiement de la solution de dématérialisation. Il pourra travailler et réaliser lui-même des reprises et des transformations de données permettant le démarrage de la solution.
Livrables requis :
Document décrivant la démarche et les recommandations de déploiement de la solution.