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ERP : quelle est son utilité et comment l’exploiter ?

Publié le 16/08/2021
ERP : quelle est son utilité et comment l’exploiter ?

L’ERP n’est pas un logiciel de gestion classique. Au centre de votre stratégie d’entreprise, il est la clé de votre performance, le maillon indispensable à votre productivité. Dans un système d’information récent et optimal, l’ERP a de très nombreuses fonctionnalités : de la réduction des délais aux défis comptables et à la transformation digitale, ses pouvoirs sont considérables. Mais les bénéfices sont évidents que si on sait en tirer profit. Quelle est son utilité et comment l’exploiter ? Suivez nos conseils pour une meilleure expérience.

L’utilité d’un ERP

Même si l’utilité d’un ERP n’est plus à démontrer, prenons le temps d’évaluer quelques paramètres afin d’en apprécier tous leurs bénéfices.

Un ERP pour gérer les stocks et les inventaires

Vous pouvez bien sûr gérer vos stocks et vos inventaires de façon autonome, avec un outil dédié. Mais réaliser cette tâche dans un ERP, c’est faire le pari de l’automatisation, du gain de temps, d’un contrôle accru sur vos pièces. On préconise un module de gestion des inventaires dans les secteurs de la vente au détail, de la distribution et de la manufacture. 

Gage de réussite pour la société, il est le plus souvent intégré à une solution de gestion des entrepôts (WMS pour Warehouse Management System) ou de la chaîne logistique. Un SCM (Supply Chain Management) soutient la globalité du supply chain tandis que le MRP (Materials Requirement Planning) contrôle et coordonne le matériel.

Un ERP pour planifier la production et gérer les délais

La solution permet d’équilibrer les charges de travail et de planifier la fabrication en fonction des ressources disponibles. Plus qu’une gestion des délais, c’est un outil de pilotage de la production. Optimisez les rendements, identifiez d’éventuels ralentissements. Assurez ainsi un déroulement sans mauvaise surprise de vos commandes et fidélisez vos clients avec des délais de livraison fiables et pertinents.

Un ERP pour gérer les projets

Avec une profondeur fonctionnelle plus importante qu’une solution de planification, un ERP de gestion de projet est idéal pour maximiser le management des données. Conçu comme un logiciel collaboratif, il n’a d’utilité cependant que s’il est enrichi par les utilisateurs concernés afin de prévoir de façon optimale les ressources. Une saisie unique de données sur une plateforme est déjà gage d’efficacité et de consolidation. Concrètement, gérer les projets avec un ERP permet de suivre les charges de travail inhérentes, d’évaluer les temps passés et de calculer leurs coûts.

Un ERP pour accompagner la transformation digitale

Tout le monde en parle, elle est aux portes de l’entreprise : la révolution digitale. Pour rester compétitif sur son marché et assurer sa croissance, prendre le virage de la digitalisation est indispensable. S’équiper d’un ERP fait partie de ce processus. Parce qu’il organise tous les flux d’informations et centralise les données, l’ERP a toute sa place dans cette évolution. Déployé sur site ou en mode SaaS, faites votre propre révolution numérique en choisissant le plus adapté à vos enjeux !

Un ERP pour gagner en efficacité

Presque un Graal, la recherche de l’efficacité est au centre des préoccupations de tous les chefs d’entreprise et cadres dirigeants. Améliorer les performances et réduire les coûts d’exploitation sont les deux enjeux majeurs.

Un ERP agit sur :

  •  la clarté et la simplification des process ;
  •  la centralisation des données ;
  •  la prise de décision.

Et pour gagner en efficacité, un ERP a pour objectif de :

  • diminuer les tâches chronophages en automatisant les processus ;
  • faire vendre avec de meilleures marges en optimisant les achats et les stocks ;
  • suivre au plus près l’activité commerciale pour ne perdre aucun lead ;
  • créer une relation client de qualité.

Un ERP pour faire face aux défis comptables

Si on entend par défis comptables, facturation, saisie d’écritures, déclaration de TVA, etc. alors oui, un ERP facilite cette gestion. Plus de fluidité, moins de risques d’erreur lors des ressaisies et interaction en temps réel sont les avantages principaux de l’emploi d’un ERP en comptabilité. En déléguant à l’ERP un certain nombre de tâches chronophages et laborieuses, le comptable peut se concentrer sur des missions plus qualitatives.

Comment bien exploiter un ERP ?

Connaître l’ampleur du périmètre fonctionnel d’un ERP est essentiel, en maîtriser tout son potentiel est encore mieux ! Nous vous aidons à bien assimiler la puissance de la solution au travers de quelques conseils d’utilisation.

Comment estimer les coûts réels des projets grâce à un ERP ?

Pouvoir se projeter et identifier combien un projet va coûter est une vraie difficulté. Un ERP est particulièrement salutaire dans le domaine de la fabrication sur mesure. Il est capable de suivre précisément tous les montants associés à la conception d’un produit : le matériel, la main-d’œuvre, l’équipement et l’ensemble des opérations. 

Il fournit la visibilité, l’analyse détaillée et les outils de pilotage indispensables à l’établissement des coûts réels. Sans cette maîtrise, il est difficile pour le fabricant de facturer au plus juste. Tout au long de votre processus de production, remettez-vous-en à votre ERP pour augmenter votre rentabilité !

Comment améliorer la comptabilité grâce à un ERP ?

La comptabilité n’est pas délaissée dans le périmètre de gestion d’un ERP. Finis les tâches chronophages et les risques d’erreur lors des ressaisies sur plusieurs feuilles de calcul. Les rapports comptables et financiers sont plus précis, le calcul du coût des tâches est amélioré, la préparation des comptes de résultat est largement optimisée. Retenons aussi la traçabilité et la fiabilité de vos données comme étant des bénéfices majeurs de l’utilisation d’un PGI en comptabilité.

Comment développer les processus d’achats grâce à un ERP ?

Un ERP est essentiel à la gestion des achats dans une entreprise. S’il améliore évidemment la connectivité des données globales et leur centralisation, il dope les commandes d’achat. Création de numéros de suivi, remplissage de commandes, relations fournisseurs, historique des achats… : le rôle de l’ERP est de simplifier ces opérations, les automatiser et les restituer sous forme de données consolidées. Alléger votre charge de travail, réduire les dépenses de main-d’œuvre et structurer les échanges avec les fournisseurs sont les gains principaux.

Comment améliorer la gestion logistique grâce à un ERP ?

Allez plus loin dans la gestion de votre chaîne logistique avec le déploiement d’une solution de SCM (Supply Chain Management). Tout est géré dans l’ERP depuis les fournisseurs à la réception et le stockage des marchandises en passant par l’expédition.

Prenez le contrôle de votre logistique en :

  • diminuant les stocks ;
  • maîtrisant les transferts de stocks d’un entrepôt à un autre ;
  • gérant vos zones de stockage à distance ;
  • assurant un inventaire très précis ;
  • optimisant la rentabilité ;
  • expédiant les commandes en temps réel ;
  • réduisant les coûts de manutention.

Comment augmenter le profit grâce à un ERP ?

L’ERP est un levier de performance et donc un tremplin pour l’activité des entreprises. Il participe largement à l’amélioration des ventes et à la réduction des frais d’exploitation. La hausse du profit peut s’envisager sous plusieurs angles : augmenter les prix ou se séparer de clients devenus moins rentables fait partie par exemple des stratégies. 

Mais avant de prendre de telles décisions, se baser sur des données fiables est primordial. C’est là tout l’enjeu de l’ERP qui aide à repenser les processus. Le module financier de l’ERP doit aussi faciliter la gestion des comptes clients avec la réduction surtout des délais de recouvrement. Moins de paiements en retard ne viennent plus affaiblir votre trésorerie.

Comment effectuer une analyse de ROI avec un ERP ?

Taux de croissance et réduction des coûts, voilà à quoi sont confrontées les PME au quotidien. Avec des process clairs et efficaces et des données centralisées, une entreprise gagne forcément en temps et en argent. S’équiper d’un ERP dans une telle configuration est vital pour obtenir un ROI (Return On Investment ou Retour sur Investissement) rapidement. Ratio entre un investissement effectué et le retour escompté, il détermine si les capitaux engagés sont rentables. Le ROI est un indicateur clé à la bonne conduite d’une entreprise. Un ERP joue le rôle fondamental de tableau de bord pour produire statistiques et reporting, indispensables à un suivi optimal de toutes vos actions.

Informations diverses autour de l’ERP

Comparatif d’une gestion des stocks sous Excel et dans un ERP

Si Excel est un tableur très puissant et le meilleur en termes de gratuité, il n’est pas LA solution pour une gestion des stocks fiable et pérenne. C’est encore plus manifeste dans une industrie de manufacturing. Avec des process complexes, les fabricants doivent s’orienter vers un progiciel plus pointu et plus spécialisé. Erreur de ligne, mauvaise version de fichier, données non disponibles en temps réel, les risques et les failles sont importants avec les feuilles de calcul Excel. Pour un meilleur contrôle de vos stocks, misez sur un ERP !

L’importance de la gestion d’inventaire

Un inventaire est un état des stocks qui doit être effectué régulièrement d’autant plus qu’il est une obligation comptable pour la gestion des actifs. Exactitude, rentabilité, vérifiabilité et rapidité sont ses 4 objectifs. Utiliser un ERP vous permet non seulement de diminuer les risques d’erreurs, mais de vous faire gagner en temps et en agilité.

Déployer un ERP à l’international

Vous avez des filiales et vous souhaitez uniformiser sur celles-ci l’ensemble des process de gestion ? Votre activité connait un fort accroissement à l’international ? Le déploiement d’un ERP dans ce contexte relève uniquement de votre stratégie d’entreprise. 

À l’heure du Cloud et des ERP personnalisables, équiper vos filiales est presque un jeu d’enfant. Le plus difficile sera presque plus la prise en compte de son identité et de son organisation et de faire adhérer les éventuels futurs utilisateurs. Deux scénarios sont possibles dans ce type de projet : le déploiement d’un ERP global ou celui d’un ERP personnalisé et enrichi au fil du temps.

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