Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, la gestion de projet s’impose de plus en plus comme un indispensable en termes d’organisation. Qu’est-ce qu’un projet ? Que comprend la gestion de projet ? Quels sont les outils utilisés ? Zoom sur ce domaine, ses particularités et ses finalités.
Présentation de la gestion de projet
Discipline et efficacité sont sans aucun doute les deux mots qui définissent le mieux la gestion de projet. Plébiscitée dans de très nombreuses structures, elle contribue très largement à leur organisation et par conséquent, à leur compétitivité.
Définitions
Le plus évident est de commencer par présenter un projet : c’est une activité sur laquelle une personne va travailler de façon temporaire, à partir d’une date précise et jusqu’à un terme défini aussi. Un projet comprend une multiplicité de tâches, qui elles-mêmes sont soumises à des conditions (temps, ressources, budget, personnes…).
Un projet peut tout à fait se gérer manuellement, mais cela demande beaucoup de rigueur. L’idéal est de se doter d’un logiciel de gestion de projet. Asana ou Monday.com vous évoque quelque chose ? Nous prendrons le temps de présenter les plus pertinents.
La gestion de projet consiste donc à organiser le déroulement d’une activité de A à Z. Elle est le plus souvent menée par un chef de projet, qui doit allier planification et exécution. Sans oublier une bonne communication pour rendre compte des avancées. Un objectif est à atteindre, un plan est à suivre. Des restrictions sont aussi à prendre en compte. Le chef de projet est un vrai chef d’orchestre !
Vous pouvez également être amené à rencontrer le terme de Management de projet. Gestion et management de projet sont-ils identiques pour autant ? On vous l’accorde, ce sont deux concepts très proches, cependant ils sont différents. La gestion de projet s’apparente à un ensemble de méthodes et d’outils pour atteindre un objectif précis. Le management de projet est à la fois centré sur la gestion et la direction du projet, autrement dit la stratégie et l’animation des équipes.
Et un processus métier, savez-vous ce que c’est ? C’est une description dynamique d’une organisation de travail qui donne une précision sur les tâches effectuées, le résultat des activités, les divers acteurs… Un processus métier a pour habitude d’être représenté sous forme graphique. Nous reviendrons sur ces modélisations.
Différentes notions autour de la gestion de projet
Autour de la gestion de projet gravitent de nombreuses autres notions. C’est le cas de la gestion des équipes terrain qui garantit une meilleure productivité. Optimiser ses processus et réduire la charge de travail, n’est-ce pas là l’idéal de chaque entreprise ? Sur le terrain, une seule règle d’or prime : le temps, c’est de l’argent. La planification est-elle maximale ? Les ressources sont-elles suffisamment exploitées ? Toutes les méthodes ont-elles été envisagées comme les applications mobiles ou l’intelligence artificielle ?
La conduite du changement en entreprise est aussi un volet essentiel pour s’assurer de mener les projets vers la réussite. Un changement doit prévoir une préparation et un accompagnement suffisant pour être accepté.
Les activités de la gestion de projet
La gestion de projet recouvre un ensemble de domaines et de compétences. Retenons les plus répandus :
La gestion des tâches : elle permet la décomposition d’un projet en tâches opérationnelles et la rationalisation de ces dernières. C’est la base d’une gestion de projet collaborative pour garantir le bon déroulement des actions du début à la fin.
Le management des risques : il permet d’identifier les risques et les aléas potentiels qui menacent la réalisation d’un projet, la mise en place d’une stratégie… Réduire l’impact de ces risques est donc capital pour la pérennité d’une organisation.
Le reporting : il permet la création et la diffusion de rapport d’activité. De la famille des outils de Business Intelligence, le reporting est conçu pour faciliter la communication de chiffres ou de diagnostics… Il s’impose dans le cadre d’un projet important qui justifie régulièrement des remontées ou un état des lieux.
Les outils de la gestion de projet
Comme dit plus haut, un projet peut se gérer manuellement ou dans un tableur type Excel pour y répertorier à minima les grandes lignes. Mais dès qu’il prend de l’ampleur ou est stratégique et concerne plusieurs publics dans l’entreprise, le recours à un logiciel centralisé est alors pertinent.
Les logiciels de gestion de projet
De très nombreuses solutions de gestion de projet existent désormais pour aider les équipes à planifier et exécuter des projets tout en incluant les contraintes de temps et de budget. Avec des fonctions très élargies, ces applicatifs deviennent des indispensables dans le quotidien des salariés. Calendrier, création de fiches, Kanban, messagerie, interface avec le Pack Office ou Google Agenda : ces outils offrent à la fois confort d’utilisation et puissance fonctionnelle.
Monday.com, Asana, Notion… les solutions sont multiples, il en existerait des centaines pour supporter les équipes, organiser les besoins des clients et gérer les contraintes de budget, de temps et de portée. Comment faire votre choix ? Nous vous aiderons à y voir plus clair parmi leurs principales caractéristiques.
Les outils d’audit interne
Un audit interne permet de déterminer le niveau de maîtrise des opérations effectuées par une organisation. De la même façon qu’une gestion de projet, un audit entre pleinement dans la démarche de progrès d’une entreprise. Pour réaliser un audit interne, il est indispensable de mettre en place un plan d’audit, construit autour de plusieurs étapes.
Une méthodologie est requise, même si elle est complexe et un calendrier doit être clairement défini. L’auditeur pourra se baser sur un diagramme de flux afin d’avoir une vision graphique de tout le déroulement du processus. Un logiciel qui intègre donc toute la méthodologie de l’audit interne aura une utilité indéniable.
