Logiciels et activités autour de la gestion de projet

Les activités de la gestion de projet

Un projet comprend plusieurs étapes, au sein desquelles par conséquent de nombreuses tâches doivent être effectuées. Commençons donc par la gestion des tâches, un des aspects les plus fondamentaux de la gestion de projet.

La gestion des tâches

Cette gestion consiste à suivre assidûment toutes les tâches et toutes leurs étapes que contient un projet du début à la fin de son déroulement. Elle s’adresse aux chefs de projet, et aux équipes opérationnelles. Établir une hiérarchie est la fonction numéro 1 de la gestion des tâches. Procéder à un classement par échéance ou par priorité peut être une bonne tactique. La principale difficulté demeure la synchronisation des tâches au sein d’une équipe. De toutes les solutions, c’est sans doute le logiciel qui va optimiser davantage votre organisation !

Opter pour une gestion des tâches permet :

• une plus grande efficacité ;
• un travail plus structuré ;
• une meilleure concentration.

Les tâches peuvent se gérer de diverses façons :

• sous forme de listes simples ;
• avec une présentation visuelle Kanban ;
• à l’aide d’un calendrier ;
• avec un logiciel dédié.

La gestion des risques d’un projet

Toute gestion de projet doit intégrer la notion de risques à son cheminement. Pas un lancement de produit, pas une implantation dans un nouveau pays ne se conçoit sans incertitudes. Pour limiter le danger potentiel qu’ils représentent et se donner les moyens d’atteindre les objectifs fixés, il est important de bien maîtriser les risques. Voici les différentes étapes à suivre pour bien gérer les risques inhérents à un projet :

• Identifier les risques : il y a ceux propres à la gestion du projet (manque de budget ou contexte économique du pays par exemple) et les risques juridiques, humains et techniques.
• Anticiper les risques : les classer selon une matrice graphique pour mieux les prévenir.
• Adopter la meilleure stratégie : faut-il accepter le risque, modifier le projet ? Bâtir un plan d’urgence peut aussi s’avérer pertinent pour les plus graves.
• Réévaluer les risques et réajuster les actions.

Si le risque est du domaine de la probabilité et non de la certitude, il est préférable de s’y préparer pour augmenter les chances de réaliser votre projet.

Le reporting de projet

On ne le présente plus : le reporting, construit par un manager, regroupe de nombreux indicateurs de résultat et est destiné à être communiqué à la direction. Il atteste le plus souvent des performances d’un service. C’est un outil de contrôle. Ça, c’est pour la définition générale.

Un reporting de projet fait état de l’avancée du projet et doit respecter des règles de base :

• le rapport doit être adapté à l’audience ciblée ;
• la teneur de l’information doit aussi être mesurée ;
• le contenu doit être contrôlé avec rigueur ;
• le rapport doit être publié avec précaution et aux bons interlocuteurs ;
• les commentaires doivent être pris en compte ;
• l’archivage des éléments est judicieux pour les projets futurs.

Bien plus qu’un simple support de travail, c’est un outil de communication à part entière, destiné à rendre visible le projet. Ne lésinez pas sur sa présentation.

La gestion du processus métier

Pour rappel, un processus désigne une succession de tâches qui transforment les données d’entrée (matières premières par exemple) en données de sortie (produit fini par exemple). Formaliser ses processus métiers permet de structurer, d’organiser, de visualiser… Actions, acteurs, outils et ressources y sont inclus évidemment. Concrètement, au même titre qu’une liste de tâches, les processus marquent la direction à suivre en vue d’atteindre un objectif.

Voici les principaux avantages de cette gestion :

• la transparence de l’organisation ;
• la priorisation et le suivi des tâches ;
• l’identification aisée des problèmes ;
• la prise de décision facilitée ;
• la bonne image de l’entreprise.

Les outils de la gestion de projet

Un audit interne s’apparente dans sa gestion à celle d’un projet. Voyons de quelle façon. Terminons ensuite notre article sur les logiciels de gestion de projet afin de vous aider à vous repérer !

L’audit interne

Un audit interne contribue à l’amélioration continue des processus d’une entreprise. Il peut concerner tous les services d’une entreprise (finances, RH, marketing…). Il représente en ce sens un vrai levier de performance pour les dirigeants. Tout audit fait l’objet d’une rédaction d’un rapport exhaustif réalisé par des membres internes de l’entreprise.

Mais sa méthodologie est complexe et demande une mise en place irréprochable. Voici brièvement en quoi elle consiste :

• un entretien pour recueillir les informations sur le domaine audité ;
• un diagramme de flux pour schématiser le déroulement des processus ;
• une description des activités du domaine.

Un audit suit un déroulement bien précis :

• le lancement avec la définition du domaine à auditer et la nomination de l’auditeur ;
• la préparation du plan d’audit ;
• la réalisation de l’audit avec les entretiens terrain ;
• l’établissement d’un rapport ;
• le suivi de l’efficacité des actions engagées.

C’est en tout point ressemblant à un process de gestion de projet. Mais la tâche est plus ardue ; l’auditeur doit aussi utiliser une grille d’analyse, un test de cheminement, un échantillonnage statistique… Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel dédié qui prend appui sur cette méthodologie semble indispensable. Il en existe de nombreux pour piloter ces processus d’audit et automatiser les innombrables tâches à effectuer. Prenez le temps de les comparer, voire de les tester.

Les logiciels de gestion de projet

La digitalisation aurait-elle presque rendu plus attractive la gestion de projet ? Ergonomiques, graphiques, intuitifs, les logiciels sont en passe de devenir indispensable pour aider une entreprise à planifier son travail et améliorer la gestion de ses tâches.

S’équiper d’un logiciel de gestion de projet permet :

• de gérer les projets de façon plus standardisée ;
• d’aider à la prise de décisions ;
• d’allouer efficacement des ressources ;
• d’améliorer la visibilité ;
• d’optimiser la gestion des risques ;
• d’économiser du temps et de l’argent ;
• d’améliorer la satisfaction client.

Les fonctionnalités principales attendues sont :

• la planification des tâches et des échéances ;
• la gestion des tâches ;
• la collaboration et la communication ;
• la production de rapports d’analyse ;
• la gestion du budget ;
• la génération de feuilles de temps ;
• la mobilité.

Vous envisagez de vous équiper ? Voici une sélection des logiciels de gestion de projet les plus répandus :

• Monday.com : depuis une plateforme en ligne, planifiez, organisez et suivez tous vos projets sur un espace unique et entièrement personnalisable.
• Asana : disposez d’une version gratuite si vous êtes jusqu’à 15 utilisateurs et profitez de nombreuses fonctionnalités.
• Teamwork : avec un tableau de bord et un onglet de facturation, la solution gère les projets et les travaux en ligne avec des outils collaboratifs.
• ClickUp : il offre polyvalence et confort d’utilisation grâce à une messagerie intégrée et une interface personnalisable.