Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Présentation de la gestion de projet

Quelle est l’origine de cette gestion ? Comment la définir précisément ? Quels sont ses principaux bénéfices ? Voyons tout cela en détail.

L’historique de la gestion de projet

Revenons au début du 20e siècle pour constater l’émergence de premières méthodologies en ce domaine. Henri Gantt s’initie à cette approche avec la création d’un diagramme. C’est le fameux « diagramme de Gantt », tel qu’on l’appelle désormais, qui est très utilisé dans les entreprises pour gérer de façon visuelle à la fois les projets structurants et les équipes. C’est dans les années 50 que cette gestion prend ensuite son essor et se révèle être un modèle performant d’organisation du travail dans l’entreprise. La norme ISO et le micro ordinateur à partir des années 80 et 90 marquent enfin deux tournants fondamentaux dans cette gestion.

La définition de la gestion de projet

La gestion de projet désigne la capacité à gérer un ou plusieurs projets de façon coordonnée et efficace. C’est d’ailleurs le rôle en entreprise d’un chef de projet qui va devoir allier rigueur, organisation et discipline pour mener à bien le déroulement du projet. Le projet lui-même est très souvent composé de plusieurs tâches ou étapes. La notion de planning et le respect de celui-ci sont donc ici indispensables. Voici quelques fondamentaux de cette gestion :

• Les parties prenantes : ce sont toutes les personnes qui de près ou de loin sont impactées par l’issue du projet.
• Les ressources : tangibles ou intangibles, elles sont incontournables pour la réalisation des tâches.
• Les livrables : biens ou services, ils marquent les avancées du projet et sa réussite.
• Les feuilles de temps : elles attestent du temps consacré à une tâche ou une activité du projet.

Un projet se décompose en 5 phases :

• Le lancement : l’évaluation et la faisabilité du projet sont étudiées puis un plan de projet clair et approuvé de tous est élaboré.
• La planification : c’est la feuille de route à suivre tout au long de la durée du projet. Elle fixe les objectifs, estime les coûts et détermine le périmètre et les livrables.
• L’exécution : les réunions avec les diverses parties prenantes sont lancées. C’est la phase de création des divers livrables.
• Le pilotage et le contrôle : le déroulement du projet bat son plein ! Des réunions d’équipe régulières rendent compte des avancées et/ou des contraintes.
• La clôture et l’évaluation : le projet prend fin avec la remise du dernier livrable.

Les bénéfices de la gestion de projet

Une gestion de projet efficace apporte évidemment de nombreux bénéfices à l’entreprise :

• elle permet de répondre aux attentes de toutes les parties prenantes ;
• elle offre discipline et clarté ;
• elle assure une surveillance de façon continue ;
• elle centralise les informations ;
• elle gère les risques ;
• elle diminue le risque d’échec ;
• elle favorise la communication ;
• elle aide à la prise de décision.

Les notions liées à la gestion de projet

Est-ce que selon vous le management de projet est strictement identique à la gestion de projet ? Comment définiriez-vous un processus métier ? Allons plus loin ensemble sur les diverses notions qui composent ce domaine de gestion.

Le management de projet

S’il est vrai que gestion se traduit en anglais par management, management de projet et gestion de projet ne désignent pas tout à fait la même chose. La gestion de projet est assimilée à un ensemble d’outils et de méthodes qui visent l’atteinte d’un objectif. Délais et budget doivent être respectés, les ressources doivent aussi être déterminées avant le lancement. Le management de projet diffère par un périmètre plus large : il regroupe gestion et direction de projet. La dimension humaine avec la fédération et la motivation des équipes est ici prépondérante.

De façon schématique, la gestion serait la partie « exécution », là où le management serait la partie « stratégie et décisionnel ».

Mais ne cherchons pas trop à les opposer : ces deux notions sont évidemment complémentaires. La gestion cadre le projet. Le management favorise sa réussite.

La gestion du processus métier

En anglais, on parle de BPM pour Business Process Management. En français, on rencontre aussi les termes de processus d’affaires, processus d’entreprise ou opérationnel. Un processus métier se définit par un ensemble d’activités grâce auxquelles une entreprise peut atteindre un objectif précis et mesurable ou réaliser une tâche. Les opérations sont toutes tracées. L’utilisation des workflows est ici largement pratiquée. Il faut noter que le processus offre une vision horizontale ou transversale des métiers de l’entreprise, une représentation donc dynamique. Il peut par exemple modéliser les étapes de la gestion d’une commande client…

Pour résumer, c’est un langage graphique qui favorise une vision d’ensemble des divers processus métier d’une entreprise. Les données d’entrée, nécessaires à la réalisation de l’activité et les données de sortie, qui sont les éléments produits y sont matérialisées.

Cette gestion comprend 5 phases :

• la conception et l’analyse du processus ;
• la modélisation ;
• l’exécution ;
• la surveillance ;
• l’optimisation.

La gestion des équipes terrain

Nombreux sont les secteurs d’activités où des équipes sont déployées sur le terrain de façon quasi permanente. La définition et le suivi de l’accomplissement de leurs tâches sont un volet important pour la direction. Comment optimiser cette gestion du travail et l’allier naturellement à celle des équipes sédentaires ?

Un management stratégique ne doit pas délaisser les équipes qui travaillent à distance, mais bien au contraire les gérer efficacement. Quelques règles sont donc indispensables :

• Planifiez correctement les activités en amont ;
• Répartissez les tâches ;
• Maintenez le contact régulièrement avec les équipes. C’est sans doute le point le plus important de ce management à distance pour la motivation et le sentiment d’appartenance à une entreprise.
• Prévoyez une marge pour les imprévus (notamment en cas de déplacements) ;
• Établissez des rapports d’activités.

La conduite du changement en entreprise

La conduite du changement serait-elle en train de devenir un levier indispensable au sein des organisations ? C’est presque sûr si l’on se fie aux bouleversements majeurs que vivent les entreprises ces dernières années avec la révolution digitale d’une part et la crise sanitaire de la COVID-19 d’autre part.

Et cette approche n’est pas aussi floue qu’elle pourrait le laisser paraître. Cette conduite se pilote et se mesure de façon concrète ; elle comprend des objectifs précis dans un contexte spécifique défini.

La conduite du changement désigne donc l’accompagnement d’un changement pour que celui-ci s’effectue dans les meilleures conditions. Dans le monde entrepreneurial, le changement s’applique : 

• à l’entreprise : son organisation, sa structure…
• au travail : ses process…
• à l’emploi : sa masse salariale.

Toute transformation majeure doit être managée avec habileté. Le soutien des collaborateurs, la gestion des résistances et une communication transparente sont les clés de la réussite. 3 phases se dégagent dans un processus de changement :

• La préparation au changement : convaincre les personnes de la nécessité de (se) transformer.
• Le changement : de nouvelles pratiques se mettent en place.
• La consolidation de la nouvelle organisation/méthode.