Qu’est-ce que la GED ?

Présentation de la GED

Toutes les entreprises peuvent y prétendre, TPE, PME et grands groupes. À l’époque du numérique, elle est essentielle : c’est la GED ou la Gestion Électronique des Documents.

Définition de la GED

La GED est une technologie qui favorise la gestion des flux de documents, à leur entrée, à leur sortie et au sein même de l’entreprise. On peut aussi la rencontrer sous les sigles de DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management). Hautement efficace, ce système d’information n’a plus à faire ses preuves. Mettre en place une GED c’est optimiser le processus collaboratif et les échanges d’informations dans une organisation.

La GED s’articule autour de 4 étapes :

• l’acquisition des documents ;
• leur hiérarchisation et leur classement ;
• leur stockage ;
• leur diffusion aux publics concernés.

Les fonctionnalités de la GED

Si vous vous interrogez sur l’intérêt de vous équiper de ce type de système, voici ses principales fonctionnalités :

• La sauvegarde des documents : les données sont dupliquées pour être ensuite mises en sécurité et rester accessibles en cas d’urgence. L’étape de l’acquisition des documents, qu’ils soient en version papier ou numérique est donc essentielle.
• La numérisation et l’archivage des documents papier : il faut s’assurer que la numérisation fournisse des fichiers exploitables, facilement reconnaissables et classables.
• L’indexation des documents : ils deviennent accessibles à partir d’une indication sur leur contenu ou leur nature. Toutes leurs métadonnées sont ainsi regroupées de façon manuelle ou automatique.
• La recherche en texte intégral (full text) : l’indexation doit être automatique et couvrir tout le contenu du document. Cela nécessite aussi que les termes exacts du document soient parfaitement connus.
• L’éditique de gestion : il s’agit de l’édition des documents et du traitement des courriers. On y retrouve le droit d’accès aux documents confidentiels et le workflow qui optimise le travail collaboratif.

Les bénéfices de la GED

Si la GED requiert des infrastructures techniques et quelques investissements de départ, dont la formation des utilisateurs, elle présente de nombreux bénéfices qui œuvrent tous pour une meilleure productivité de l’entreprise. Voici les principaux :

• Les coûts se réduisent grâce à des impressions papier et des envois postaux qui se raréfient.
• L’accessibilité des documents est améliorée et contribue à décupler la productivité.
• La recherche des documents est facilitée.
• Les documents qui circulent en interne sont mieux contrôlés.
• Les informations sont partagées en toute sécurité.
• Les données sont centralisées.
• Le risque de perte d’un document est devenu quasi-néant.
• La contribution à l’écoresponsabilité : le zéro papier est un enjeu majeur des sociétés et la GED apparait comme une solution incontournable.

Les informations autour de la GED

Autour du système de la GED, gravitent de nombreuses notions et autres technologies. Voyons ce que sont l’ECM et la SAE avant d’aborder la question du choix du logiciel.

Les différences entre GED et ECM

En quelques mots, pour débuter, la GED se focalise sur les documents numériques d’une entreprise tandis que l’ECM s’intéresse aux contenus. On comprend alors vite que le domaine de l’ECM est plus large que celui de la GED car il prend en compte tous les types de contenus : fichiers, site web, factures, devis, données clients… La quantité d’informations n’est en plus jamais figée, elle croît même sans cesse désormais face aux multiples canaux qui existent. La tâche est donc devenue complexe : comment exploiter au mieux la globalité de ces données ?

C’est le rôle de l’ECM, l’Enterprise Content Management en anglais ou Gestion de Contenus d’Entreprise en français. Il s’agit précisément d’intégrer ces contenus dans un référentiel commun pour les organiser et faciliter leur exploitation plus aisément par l’ensemble des équipes.

Si GED et ECM sont souvent confondues, elles demeurent bien deux solutions distinctes.

Le SAE

C’est le Service d’Archivage Électronique, autrement dit l’archivage numérique qui détrône l’archivage physique. L’ère d’une pièce entière consacrée aux archives papier est révolue. La perte de temps à chercher un document est aussi derrière nous. Un système de SAE regroupe et référence au sein d’un même outil informatique plusieurs flux documentaires afin d’optimiser leur classement et faciliter leur restitution.

Une SAE assure :

• la confidentialité des documents ;
• l’intégrité des archives ;
• leur pérennité ;
• leur originalité et leur authenticité ;
• leur sécurité ;
• leur traçabilité.

Voici concrètement les avantages du SAE :

• tous les nouveaux documents sont archivés et classés ;
• les consultations sont simplifiées ;
• le cycle de vie entier d’un document est géré ;
• les documents confidentiels sont gardés dans un coffre-fort ;
• l’accès des personnes aux archives est maîtrisé et contrôlé.

Les logiciels de GED

Vous envisagez d’installer une GED ? Prenez le temps d’évaluer vos besoins en termes de traitement de documents et de comparer les diverses solutions disponibles en Saas ou hébergées on premise.

Prenez en compte votre système d’information existant d’autant plus si vous optez pour une licence on premise qui implique une installation directement sur poste. Il faut aussi être vigilant quant à la capacité de la solution à s’interfacer facilement avec vos autres logiciels. Tous les ERP standards du marché s’ouvrent sans difficulté à une solution de GED.

Pour choisir l’outil adéquat, soyez attentifs à ces points essentiels :

• l’accessibilité ;
• l’usage ;
• les fonctionnalités ;
• la sécurité des données ;
• la pérennité ;
• le prix.

Veillez également au circuit de validation des documents : la GED intègre-t-elle un workflow qui permet une meilleure gestion des flux ? Sachez que dans certains outils de GED, le workflow y est présent nativement.

Enfin, le coût global et l’intégration du système sont évidemment des critères majeurs à prendre en compte.

Pour vous donner une première idée de l’offre, voici quelques-uns des logiciels les plus répandus dans ce domaine :

• Zeendoc : c’est une solution française, intuitive et évolutive, disponible en SaaS et éditée par Sages Informatique.
• Oodrive : c’est aussi un outil français, créé en 2000 par l’éditeur du même nom. Signature numérique, sauvegarde dans le cloud : Oodrive est certifié par des organismes de régulation.
• Qualios : créé en 2004, Qualios propose deux solutions. QualiosDoc, une GED et QualiosManager, un workflow.