Freelance / business : bien gérer ses frais professionnels

Comment déduire ses frais professionnels lorsqu'on est consultant indépendant ?

Dans le cadre de son activité, les frais du freelance engagés par ce dernier peuvent être refacturés ou non au client, déductibles ou non de l'assiette des cotisations.

Certains frais professionnels des freelances peuvent être pris en charge par le client

En règle générale, dans le secteur de l'informatique et du conseil, les tarifs journaliers des missions qui s'effectuent en régie s'entendent HT et frais compris. Les petits frais tels que photocopies, frais postaux, etc... sont pris en charge par le consultant, et ce n'est pas dans les usages de la profession de les présenter au client.

Lorsqu'une mission s'effectue loin du domicile de l'intervenant, et que ce dernier est contraint de séjourner à l'hôtel, il peut arriver que le client accepte de rembourser les frais de transport et d'hébergement sur présentation de justificatifs.

Ces remboursements interviennent seulement lorsqu'un accord écrit a été convenu à l'avance avec le client, à la signature du contrat et avant le démarrage de la mission.

Lorsqu'une mission s'effectue à l'étranger, il est fréquent que les frais soient payés par le client. Dans certains cas, le Freelance pourra demander à la société cliente de réserver et de régler elle-même les billets d'avion, de train et les nuits d'hôtels... Cela évitera lui évitera de faire l'avance de trésorerie, ce qui n'est pas négligeable.

Déduire ses frais professionnels de l'assiette des cotisations sociales

Parmi les frais engagés par le consultant dans l'exercice de son activité, un grand nombre sont déductibles de l'assiette de ses cotisations sociales.

De façon générale, voici une liste non exhaustive des frais professionnels qu'un travailleur indépendant peut espérer déduire (il doit pour cela se référer aux barêmes URSSAF pour connaître les plafonds en vigueur) :

  • Les frais de transport (ou indemnités kilométriques)
  • Certains frais de repas individuels
  • Les frais d'hôtels
  • Les frais de fournitures, de documentation et acquisition de petit matériel (prix inférieur à 500 euros) tels que les frais de bureaux, postaux, les acquisitions d'ouvrages, les frais d'encaissement de note d'honoraires.
  • Certains frais de réception et de représentation (repas d'affaires...)
  • D'autres frais déductibles (création d'un site Internet, honoraires d'avocat...)